働き方改革により、昨今では多くの企業でテレワーク（リモートワーク）が推奨され、業種業態問わず導入されつつあります。この動きは新型コロナウイルスの影響でさらに加速化し、在宅勤務をはじめ場所を選ばない働き方が注目されています。このような中で、いかに業務を円滑に進め、社内コミュニケーションの活性化を促すかが企業において重要な課題となってきていますが、この課題を解決させるためにチャットやビデオ会議を活用したコミュニケーションツールが必須となってきています。
LINE WORKSやSlackといったビジネスチャットツールや、ZoomやGoogle Meetといったビデオ会議ツールがその主たるツールとして人気が集まっていますが、その中でも特に最近注目されているのが「Microsoft Teams」です。企業のグループチャットツールとして展開されてきたMicrosoft Teamsですが、単に社内連絡ツールとしてだけでなく、部署やプロジェクト単位での重要なコミュニケーションツールとなったり、社外とのビジネスシーンにおいても有効活用することが可能です。
とはいえ、「Microsoft Teamsで具体的にどういったことが出来るのか分からない」、「他のツールとの違いは何？」「どういったメリットがあるの？」と思われる方は少なくありません。そこで今回は、Microsoft Teamsの概要や特徴、メリットなどについて、ポイントを中心に紹介していきます。これから導入を検討している方は、是非参考にしてみてください。
目次
Microsoft Teamsとは？
Microsoft Teamsとは、Microsoft社が提供している業務用チャットやWeb上でのビデオ会議が可能なビジネスツールとなります。
Skype for businessの後継ツールとして登場したMicrosoft365のコミュニケーションツールです。チャットや通話機能の他、ビデオ会議やファイル共有機能があり、Microsoftのアカウントがあれば無料での利用も可能です。
他のビジネスチャットツールと同様に、部署やプロジェクト、チーム別にチャンネルを分けることが出来るため、社内だけに限らず社外の担当者とのコミュニケーションの活性化につなげることができます。また、Officeアプリとの連携機能もありますので、Office系の各種ツールとシームレスに連携できるのが特徴でもあります。
Microsoft Teamsのプランと無料版・有料版の違い
Microsoft Teamsは、先ほどもふれたようにMicrosoft 365で提供されている無料のコミュニケーションツールになります。
無料版は一部機能に制限はありますが、Microsoftのアカウントがあれば誰でも無料で活用することが出来ます。無料版では同時刻での会議の参加者の上限が100人まで、時間は60分までと制限されており、録画保存は出来ずファイル添付の上限は1人2GBまでとなります。
また、サポートは有料版のみとなり、Microsoft公式のサポートは無料版では受けられません。このように多少制限はあるものの、ある程度の機能は無料版でも対応できるため、まずは無料版で試してみて、機能や用途に応じて有料版に切り替えることも可能です。
ちなみにMicrosoft Teamsの有料プランは、月額650円（税抜）の「Microsoft 365 Business Basic」と月額1630円（税抜）の「Microsoft 365 Business Standard」のプランが用意されています。年間払いにすれば割引され、それぞれ月額540円（税抜）、月額1360円（税抜）相当になります。
メールとの違い
Microsoft Teamsに限らず、ビジネスチャットツールの導入を検討すると、メールと何が違うのかと疑問に感じる担当者も少なくありません。ビジネスチャットツールがメールと異なる点は主に以下のような項目になります。
- 既読未読の確認
- 絵文字やスタンプなどによるリアクション
- 件名や定型文、署名などの不要
- 目的別のチャンネル及びスレッド管理
- 大容量ファイルの添付
ビジネスチャットツールがメールと一番異なる点は、既読未読の判別です。メールでは送ったもののその後相手に見てもらえたかどうかは分かりません。これがビジネスチャットツールになると既読表示ができますので、情報共有が非常にスムーズに進められます。
返信もいちいち定型文や署名などを用意する必要がありませんので、より簡素に目的に特化した形でコミュニケーションを行うことが出来ます。管理も案件やタスクに応じたグループ設定ができますので煩雑にならず、ファイルの共有も簡単に行うことが出来ます。
Microsoft Teamsでできることとは？
続いて、Microsoft Teamsでできることについて代表的な機能とあわせ紹介していきます。
①チャットやビデオ会議、ファイル共有機能
Microsoft Teamsは、ビジネスチャットツールであることから、チーム内でコミュニケーションを取るための機能が多く搭載されています。
チャット機能では既読未読の確認がすぐに分かり、「@」をアカウント名の前に付けることでグループチャット内でも特定のユーザーに送信（メンション）を行うことが出来ます。絵文字やステッカーなども多数用意されていますので、様々な形でメッセージの返信も行えます。
ビデオ会議では最大で同時に1,000人まで接続して会話できますので、メンバー内で顔を見ながら会議を行うことも可能です。その際に、Officeと連携しているMicrosoft TeamsではWordやExcel、PowerPointともシームレスに共有することが出来ます。
②会議記録はスレッドに保存が可能
通常のビデオ会議システムやWeb会議システムでは、会議の録画データや録音データ、チャットの内容などをデータとして保存できますが、PC内の指定フォルダへの保存となるため数が多くなるとどの会議のものか分からなくなることも多々あります。
Microsoft Teamsでは、会議においてまとめたメモやデータは、PCの指定フォルダにも保存できますが、対象の会議スレッド内に保存がされます。そのため、後で見返した際にどの会議のものなのか明確になるため、管理・運用がしやすい特徴があります。
③PC・スマホなど様々なプラットフォームに対応
①で紹介したようなMicrosoft Teamsにおける機能は、PC・スマートフォン問わず様々なプラットフォームに対応しています。
WindowsだけでなくMacやiOS、Android、LinuxなどOSの異なるデバイスであっても制限なく活用が可能です。デバイスに制限されないことで、社内に限らず社外の担当者を招待することで、会議体やコミュニケーションを取りながらビジネスを円滑に進めることも出来ます。
④既存の他アプリとの連携
Microsoft Teamsは、Microsoft社製のOffice 365やPlannerなどといったアプリはもちろんのこと、TrelloやBoxなどといった他社のアプリとも連携させることが可能です。
既に社内にて導入しているアプリやツールをMicrosoft Teamsのワークスペースに展開するだけで、アプリを切り替えることなくスムーズに展開させることも出来ます。慣れ親しんだアプリを切り替えることなく運用できるため、ビジネスとしての生産性向上にもつながるでしょう。
⑤リアルタイムに共有されるホワイトボード機能
テレワーク（リモートワーク）において、社内や外部とのコミュニケーションを円滑に進めることは非常に重要です。
特に、資料の確認・共有に関しては、直接顔を合わせた打ち合わせ出ない分、どうしてもビデオ会議内では共有しきれないことが起こり得ます。
その際に効果的に活用できるのが、Microsoft Teamsのホワイトボード機能です。
これは、その名の通りホワイトボードを画面共有することで、ペンで書いた内容をリアルタイムに共有することが可能になります。「この資料のこの部分が・・・」「ここはこうなって・・・」といった文章や音声だけでは曖昧な表現も、実際に書き入れながら説明できるため、ストレスが解消されよりスムーズにやり取りを行うことが出来るようになります。記載したホワイトボードのデータは保存することが出来ますので、議事録としても活用できるでしょう。
⑥万全のセキュリティ対策
新たなソフトウェアやアプリケーション、ツールを導入する際には、どうしてもセキュリティ面が重要視されます。
社内の中だけでなく社外の担当者とのコミュニケーションを図ったり、テレワーク（リモートワーク）となれば社外のネットワーク環境からのアクセスに対するセキュリティも注視する必要があります。Microsoft Teamsでは、世界的に実績の多いMicrosoft社が開発したビジネスチャットツールとなりますので、セキュリティ面では万全の対策が取られています。
ログイン時の多要素認証やファイルデータの暗号化などの徹底だけでなく、有料版であれば24時間365日の電話とWebサポートが用意されていますので安心できるでしょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
働き方改革や新型コロナウイルスの影響もあり、企業におけるテレワーク（リモートワーク）の推奨および移行は、今後も加速度的に浸透していくものと思われます。このような中で、社内のコミュニケーションを活性化させるためには、ビジネスチャットのようなコミュニケーションツールを導入し活用していくことが求められています。
Microsoft Teamsでは、テレワーク（リモートワーク）に対応した様々な機能が搭載されており、ビジネスシーンにおいて良く活用されるOffice系のアプリとも信ぴょう性が高いことから、多くの企業で導入されています。
Microsoft Teamsに限らず、社内のツール導入を検討する上で一番重要な点は、自社の社員が対象のツールを正しく利用できるかという点にあります。どんなに優れたツールであっても、従業員やパート・アルバイトなど活用するユーザーが使いこなせなければ意味がありません。その点、Microsoft Teamsでは有料版もありますが、まずは無料版でどこまでできるのか試してみることも可能です。これからビジネスチャットツールの導入を検討している担当者は、ぜひMicrosoft Teamsを無料版からでも試してみてはいかがでしょうか？
