新型コロナウイルスの影響もあり、対面での応対が制限される昨今において、企業の受付方法も変わりつつあります。
企業への来訪者に対応する際には、受付で要件を確認して担当者に取り次ぐのが一般的でしたが、これらをシステム化することで、受付業務の効率化や人員削減につなげる動きが加速化してきています。
チームラボの受付システムFaceTouchは、受付業務をシステム化できるツールとして注目されています。
来訪者はタッチパネルの画面に表示された顔写真から担当者を選択するだけで簡単に呼び出すことが可能です。担当者は予めプロフィールを設定することも出来るため、来訪者との会話のきっかけが生まれやすくなり、その後の接客や打ち合わせをスムーズに進めることも期待できます。
今回は、FaceTouchの概要や機能、特徴などについて解説していきます。記事の後半では、開発元であるチームラボのカタリスト・中村洋太さんにプロダクトについてインタビューした内容もご紹介します。
目次
FaceTouchとは？
FaceTouch（フェイスタッチ）は、最新テクノロジーを活用したソリューション、大規模なシステム開発等を提案するチームラボが開発・提供している無人受付システムです。
企業の受付に設置されたタッチパネル端末上に社員の写真が表示され、来訪者はその写真の中から担当者をタップすることで、簡単に呼び出すことができます。
また、事前にプロフィールを登録しておけば、来訪者はタッチパネル端末から選ぶ際に担当者の出身地や趣味、好きな食べ物、休日の過ごし方などといった情報を知ることも可能です。担当者の情報が事前に分かれば、話のキッカケができることでその後の商談や打ち合わせもスムーズになり、ビジネスもスムーズに進めやすくなります。
名前や担当部署だけが明記された受付システムはよくありますが、FaceTouchであれば全社員の写真とプロフィールが表示されるため、社内の雰囲気や担当者の印象をより来訪者に伝えやすくなります。
FaceTouchの特徴・機能・料金
FaceTouchの特徴について紹介していきます。
①直感的且つ簡単な操作性で来訪者を迷わせない作り
FaceTouchは、タッチパネルに表示された担当者の顔写真から選択するだけで呼び出すことが可能です。
訪問者にとって、来訪した際に担当者の苗字は分かっても名前までは分からない、名前は分かるが部署が分からない、部署内に同じ苗字が複数いてフルネームが分からず呼び出せないなどといったケースは少なくありません。そのような場合であっても顔が分かれば迷うことなく担当者を呼び出すことができます。
さらに、FaceTouchでは部署別や名前順などによる並び替えも出来るため、簡単な操作で受付対応を行うことが可能です。
②プロフィールを表示させることで会話のキッカケに
来訪者がFaceTouchから担当者の顔写真を選択すると、その人のプロフィール情報を表示させることができます。
このプロフィールに表示させる項目は、自由に設定することが可能です。例えば、出身地や趣味、特技、好きな食べ物、休日の過ごし方、座右の銘、近場のオススメランチなどを記載しておけば、来訪者に自分の個性や人柄をより伝えやすくなります。来訪者も担当者の人となりが把握できれば、会話のキッカケにつながり、その後も商談や打ち合わせがスムーズに進められるようにもなります。
③受付対応業務の効率化
FaceTouchは訪問者だけでなく自社の担当者にも使いやすくできています。
受付で訪問者が呼び出した内容は、専用の応答アプリを通じて担当者に直接つながります。担当者はWebカメラを通じた来訪者の姿を応答アプリによって確認することができ、その場で「すぐに伺います」や「少々お待ちください」などといったメッセージを送ることも可能です。メッセージはあらかじめ設定できるため、ボタン一つで対応することができます。
また、タッチパネル端末に表示させるプロフィールの写真やメッセージも応答アプリから編集可能です。この編集は応答アプリだけでなくWebブラウザ上からもできます。個別にプロフィールを編集することは担当者に任せ、社員の名前や部署名の表記やタッチパネル端末上の表示・並び順などは管理者が一元管理することも可能です。
この権限は、一般ユーザーと管理者ユーザーを設定することができます。さらに、CSVファイルなどで一括で登録や編集ができるため、人事異動や新入社員の入社のタイミングなどでも時間や工数をかけることはありません。このように社内に受付人員を立てなくても受付対応業務を効率化することができます。
④音声受付機能による呼び出し精度の向上
FaceTouchでは、オプションでの機能にはなりますが音声受付機能が用意されています。音声受付機能では、訪問者から呼び出された通知を担当者の携帯電話で直接受け取ることが可能です。
担当者が呼び出されたタイミングで、外線電話につながり、事前にFaceTouchの管理画面で登録した電話番号に着信が入る仕組みとなります。来訪者と担当者が直接電話で会話できるため、呼び出し精度をより高めることが可能です。
また、仮に担当者が不在で呼び出しに応答がない場合には、事前に管理画面で設定した転送先につなぐこともできます。
⑤iPadに対応
FaceTouchは、基本的にはタッチパネル式のデジタルサイネージを受付に設置し活用するものとなりますが、企業によっては受付にサイネージの設置が難しい場合もあります。このような際にはiPadにも対応しているため、小規模の設置スペースでも対応することが可能です。
iPadであっても搭載される機能は通常と同じであるため、訪問者は同様に写真やプロフィールを確認しながら受付対応することができます。
FaceTouchの価格･料金プラン
FaceTouchの価格・料金は、導入する企業の規模や依頼内容によって異なります。
企業にとって最適な導入内容や価格の提案を受けられますので、まずはお問い合わせしてみることをおすすめします。
FaceTouchの活用の流れ
続いて、FaceTouch導入後の流れについて紹介していきます。訪問者と担当者の主な活用の流れとしては以下となります。
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①【訪問者】受付で担当者を選ぶ
タッチパネル端末上の写真一覧の中から呼び出す担当者をタッチします。写真の並びは部署別や名前別でも並び替えて表示させることが可能です。 |
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②【訪問者】担当者のプロフィール情報を確認
担当者の写真を選択すると、その担当者のプロフィールが表示されます。呼び出す際には、出身地や趣味などその人の特徴を確認することもできます。 |
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③【訪問者】呼び出し
プロフィール確認後、呼び出しボタンをタップすれば、自動的に呼び出しが開始されます。担当者が不在などで一定時間内に応答が無かった場合には、転送先の担当者に呼び出しが引き継がれます。 |
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④【担当者】呼び出し通知が届く
受付から呼び出しがあった情報は、担当者のPCに通知されます。オプションで音声受付機能をつけていれば、指定の携帯電話につなげることも可能です。呼び出し時に席を外していた場合には通知をメールで受け取ることもできます。 |
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⑤【担当者】応答を表示させる
担当者が呼び出し通知を確認した後は、FaceTouch専用の応答アプリからメッセージを入力することで、訪問者が確認しているFaceTouchの受付画面にそのメッセージを表示させることができます。担当者からのメッセージに対して、訪問者も「確認しました」の返信を行うことも可能です。あとはその場で待つのか、指定の場所で待機すれば商談や打ち合わせに臨むことができます。 |
印象に残る受付づくりを実現したい企業におすすめ
FaceTouchは以下の企業におすすめです
受付業務を効率化したい企業
受付は、内線電話での取次ぎやスケジュール確認・調整などやるべき業務は多岐にわたります。今後は、新型コロナウイルスが落ちついて受付対応が今後より増えることが予想される中、受付業務の見直しを図る企業は少なくありません。
このような企業にとってはFaceTouchを導入することで有人対応から自動化につなげること出来るようになり、人件費をはじめコストを軽減させることが可能です。
訪問者にインパクトを与えビジネスを効率化させたい企業
FaceTouchは大きなタッチパネル端末上に社員の写真が一覧で表示されるため、初めて訪れた訪問者にとっては大きなインパクトを与えることが可能ですし、会話のきっかけにもつながります。
ビジネスを行う上で、商談相手にインパクトを与え、プロフィール等にて安心感を訴求することは、その後の商談や打ち合わせに有利に働くことが期待できます。スムーズな商談につながれば、効率的なビジネス関係を築くことができます。
