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Talknote(トークノート)の特徴や導入メリットを徹底解説

テレワーク(リモートワーク)の普及など、働き方の多様化に伴いビジネスシーンにおけるコミュニケーションのあり方も求められるようになってきています。

コミュニケーションの鈍化は、業務納期の遅れや売上増加、利益拡大に直結する問題にもなりかねません。近年ではこのようなコミュニケーションの円滑化を図るべく、様々なツールが登場してきています。

Talknote(トークノート)もコミュニケーションの円滑化、業務効率化を図る上で注目されているツールの一つです。

通常のチャット機能以外にも会話情報をAI(人工知能)で分析することで、社員のモチベーション向上につなげることもできます。モチベーションやコミュニケーションの向上は、生産性向上以外にも離職防止などにも効果が期待できます。

またTalknoteは2020年3月1日から、全国の学校法人を対象に期間限定で「サービスの無償提供」を実施しています。今後は学校法人を中心に効率的な活用・運用方法の事例なども期待されています。

とはいえ、「Talknoteって何?」「どういった機能が搭載されているの?」「導入することでどういったメリットがあるの?」などと悩まれる担当者も少なくありません。

そこで今回は、Talknoteの概要から機能や特徴、導入時のメリットなどについてポイントを中心に紹介していきます。

Talknoteとは

Talknoteは、2011年6月にTalknote株式会社によって提供された国産のコミュケーションツールです。

現在までに医療、製造、小売、飲食などをはじめ業種業態問わず1,100社以上の企業で導入されています。チャットワークのような一般的なチャットツールとは異なり、社会文化の塾生などもサポートすることができるため、カルチャーマネジメントツールとも呼ばれています。

Talknoteの特徴は、企業と従業員のエンゲージメント向上を目的としたコミュニケーション円滑化機能にあります。

エンゲージメントとは、企業と従業員の結びつきや、従業員の会社に対する愛着度・愛着心を表した言葉になります。企業と従業員の双方にとって円滑なコミュニケーションを取ることができれば、双方のエンゲージメントは向上し売上増加や利益拡大にもつながりやすくなります。

そのために、Talknoteではシンプルで分かりやすいインターフェースと誰でも使いやすい操作性を追求したチャット機能を有しています。

また、タスク機能も搭載されており、プロジェクトや案件におけるタスク管理の他に、従業員の労働時間の把握なども1つのツールで管理することができ、社内のコミュニケーション円滑化と合わせ業務効率化にもつなげることが可能です。

よりスムーズな業務進行を図るためには、企業と従業員の情報共有が欠かせません。Talknoteには、タスクに捉われず現状の社員の心情や意向を汲み取る機能が網羅されているため、企業と従業員のエンゲージメントを高めたい企業にとっては効果的なツールとなります。

 

Talknoteの4つ特徴

続いて、Talknoteの特徴についてもう少し具体的に紹介していきます。Talknoteはコミュケーションツール以外にもカルチャーマネジメントツールと呼ばれる背景には、以下のような優れた特徴が要因として挙げられます。

 

①エンゲージメント向上につながるチャット機能

テレワークが浸透し、オンライン上でのコミュニケーションが主流となる昨今において、従来までの対面以上にコミュニケーションを意識しなければ、同じチームのメンバーであっても従業員との関係性が希薄になりかねません。Talknoteでは、このような環境の変化の中にあって、エンゲージメント向上につながるコミュニケーションの円滑化を図るべく、以下の機能でサポートしています。

■グループ機能
グループ機能では、連絡・共有したい相手を自由にグループ分けし、その中でコミュニケーションを取ることが可能です。各部署やプロジェクト、チームごとにグルーピングした上でコミュニケーションを取ることで、伝えたい情報を伝えたい範囲の人のみに共有することができます。

■メッセージ機能
メッセージ機能では、メール以上に即時コミュニケーションが取ることができるチャット機能を、より使いやすくカスタマイズされているため、LINEのような感覚で対象のグループ内にて情報共有を行うことが可能です。

文字だけでなく画像スタンプなどの機能もあるため、よりスピーディーな情報共有とともに円滑なコミュニケーションにつなげることができます。

■タスク機能
タスク機能では日々の業務の進捗状況などを簡単にタスク管理することが可能です。業務が増えたり、案件が多様化すると、今の進捗状況がどこなのか、次に何をするべきかが不透明になり、生産性の低下につながりかねません。

Talknoteのタスク管理では、各担当者の現時点での進捗確認や業務依頼状況をタスク管理として可視化することができるため、納期をふまえた適切な運用につなげることができます。

これら3つの機能を複合的に使いながら運用することで、エンゲージメント向上につながるコミュケーションの円滑化が期待できます。

 

②独自のAIを用いたHR機能

Talknoteでは、独自のAIを用いたHR機能が搭載されています。このHR機能では、従業員の日々のチャットなどのコミュニケーション状況についてAIをもとに分析し、モチベーションやエンゲージメント状況を可視化することができます。

また、2017年9月に「第2回HRテクノロジー大賞」で業務変革サービス部門優秀賞を受賞するほど評価されています。TalknoteのHR機能には主に以下の分析機能が用意されています。

■アクションリズム解析
アクションリズム解析では、Talknoteへの従業員からの投稿回数やアクセス数などを解析し、グラフ表示させることもできます。この結果をもとに従業員の企業に対する愛着度合や離職意向などを把握することが可能になります。
■オーバーワーク検知
オーバーワーク検知では、Talknoteへのアクセス時間などを可視化することが可能です。この結果では本来の勤務時間との差異を確認する中で、業務量やメンタル面でのサポートにつなげることができます。
■よくメッセージする人
よくメッセージする人では、グループチャット内でコミュニケーションを積極的に行う人が誰なのか把握することができます。積極的にコミュニケーションを行ったり、発信を行う人は、リーダーなどの素質がある可能性も把握することが可能になります。

このようなAIを活用したHR機能は、コミュニケーションを円滑に進めるためのヒントになる他、プロジェクト管理や人事担当者などの評価や今後の施策につなげることも可能になります。社員の心情の変化を見逃さず、離職防止につなげることも期待できます。

 

③操作性の高いインターフェース

Talknoteを活用するのは、企業の従業員のみならずパートやアルバイトの場合も起こり得ます。必ずしも活用されるユーザーが、全てITリテラシーが高い担当者とは限らないため、インターフェースや操作性が分かりやすくなければ使いこなすことは出来ません。

いくら優れた機能が多く搭載されていても、使えなければ意味がありません。その点、LINEやメールを利用する感覚で操作できるTalknoteであれば、ITリテラシーが高くない担当者であっても問題無く利用することができます。

 

④サポート体制の充実

Talknoteでは、導入時から専任のコンサルタントがサポートしてくれます。初期設定の部分から、その後の運用に関する部分まで対応してくれるため、安心して運用につなげることができます。

また、企業における導入時や運用時の問題点などについても専任のコンサルタントが提案してくれるため、自社に合った活用方法で運用できるようになります。

社内ルールの設計方法や、社内共有のマニュアル作成、グループ機能を用いた情報共有設定などの実践的な悩みなどにも柔軟に対応してもらえるため、導入後もスムーズに運用につなげることができます。

 

Talknote導入のメリット

Talknoteには、特徴で触れたように様々な機能やサポートが用意されていますが、これらを効率的に活用することで以下のようなメリットを受けることができます。

 

①コミュニケーションの円滑化

Talknoteのチャット機能を活用することで、メールよりも即時にコミュニケーションを取ることが可能になります。文字やスタンプ以外にも画像やボイスメッセージも活用することができるため、コミュニケーションの円滑化につなげることができます。

また、チャット機能には任意のメンバーを招待することができ、Talknoteを利用している企業同士であれば、社外の担当者とやり取りすることも可能です。

プロジェクトや案件によっては社外のメンバーを含みグループ化することで、よりコミュニケーションを円滑に進め、生産性向上につなげることもできます。

 

②対象メンバー間での綿密な情報共有

Talknoteのグループ機能を活用したチャットであれば、指定するメンバー間での綿密な情報共有が可能です。

チャット機能ではトップ画面にて各参加グループにおけるタイムラインが確認できるため、誰がいつどういった投稿を行ったのか、時系列で確認することができます。コメント機能もあるため掲示板のような形で運用することも可能です。

 

③タスク管理による抜け漏れの防止

Talknoteのタスク機能を活用すれば、日々の業務内容で起こりがちな抜け漏れを未然に防ぐことも可能です。

プロジェクトや案件の管理者だけでなく、担当者全員で進捗状況が確認できるため、複数の業務を同時に進行している場合などでは非常に重宝するメリットの一つとなります。

また、Talknote内のTaskbotと呼ばれる機能を活用すれば、日報など定期的な業務をリマインドすることで、抜け漏れを防ぐことも期待できます。

 

④HR機能をもとにした離職防止及び組織改善

特徴でも紹介したTalknoteのHR機能は、従業員の利用状況を可視化することで、離職防止や組織改善につなげることもできます。

オンラインにより直接顔が見えない機会が増加する近年において、従業員の心理状態を正しく把握することは難しくなってきています。

ただ、HR機能によって従業員の勤務状況やモチベーション、心理状況などが可視化できれば、その結果をもとにフォローしたり、別の事業のポストへ雇用したりなど、単に離職防止だけでなく、組織改善につなげることもできます。

 

Talknoteを無償提供

Talknoteでは、2020年3月1日より全ての学校法人を対象に、サービスを無償提供するようになりました。これは、新型コロナウイルスの影響もあり、全国の小中高の学校で臨時休校となってしまったことが背景として挙げられます。

学校側と生徒・保護者の間でコミュニケーションを取る手段がなくなったため、安定したコミュニケーションツールの提供としてTalknoteが無償提供を実施しました。

既に導入された学校では、自宅学習用の教材や重要な連絡などに対してTalknoteを活用して行っており、コミュニケーションの円滑化に一役買っています。

 

料金プラン

最後に、Talknoteの料金プランについても紹介していきます。現在、Talknoteの料金プランは非公開であり、料金プランを確認するためには直接問い合わせが必要となります。

ただ、料金プランに関わらず無料トライアルの期間が14日間用意されており、その間は全機能を利用することが可能です。

利用までの流れとしては、問合せ⇒キックオフミーティング⇒運用プランの提案⇒初期環境構築の設定⇒利用開始となります。なお、Talknoteでは以下の導入サポートを受けることが可能です。

  • ネットワーク作成
  • 初期ユーザー登録代行
  • グループ機能を用いた情報共有設計
  • グループ作成代行
  • 作成グループへのメンバー登録代行
  • Talknoteとの導入セッション
  • 社内コミュニケーションルールの設計
  • 推進時に必要な進捗管理
  • 電話・メール対応、Web・訪問ミーティング
  • 利用者限定の勉強会

その他、Talknoteで対応しているデバイスとしては、PC(Web版)、タブレット、スマートフォン(Android、iOS)の全ての端末で利用することが可能です。

 

まとめ

コミュニケーションの円滑化に加え、AIを活用したHR機能によってタスク管理を最適化できるTalknoteは、オンラインの浸透によって直接顔が見えない昨今の従業員のモチベーションアップやエンゲージメント向上につなげることができます。

多種多様な機能を有しながら、分かりやすいインターフェースと操作性からITリテラシーが高くないユーザーでも簡単に活用することが可能です。

さらに、専任のコンサルタントがサポートに就くため離職防止だけでなく組織改善につなげることもできます。とはいえ、機能や特徴を正しく理解していなければ、効果的な運用にはつながりません。

今回紹介した内容も参考に、Talknoteを活用しながら効率的な運用につなげていきましょう。

この記事を書いた人

Tina

Tina

1990年生まれ、東京都在住のライター。 マーケティングオートメーションやSEO対策に関する記事を中心に幅広い分野の執筆を行う。 英語を得意としており、自身が運営するWebサイトでは英語学習に関する情報発信をしている。これまで10,000本以上を執筆。 現在はUP STORY編集部にてライター・編集に従事。

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