昨今ではテレワーク（リモートワーク）の推奨もあり、オンラインを介したビジネスが主流となりつつあります。
場所を問わずどこからでもコミュニケーションを円滑に進めることができれば、情報伝達スピードが高まり、生産性も向上し、売上増加や利益拡大にもつながりやすくなります。ただ、オンラインを活用したビジネスを進めていくためには、コミュニケーションや進捗管理等を効率的に運用していかなければなりません。
このような際におすすめなのがコラボレーションツールの導入です。
自社内だけに限らず、社外のメンバーを含めたチームを組んで進行するプロジェクトにおいては、メンバー間のコミュニケーションや情報共有、スケジュール管理などをスムーズに行うことが求められます。このような社内外問わずあらゆる関係者との意思疎通を円滑に進め、プロジェクトを効率的に進めるために必須なのがコラボレーションツールです。
プロジェクト管理やタスク管理、ファイル共有などを一元管理でき、コミュニケーションの円滑化を図るとともに業務効率化につなげることもできます。
ただ、現在では様々なコラボレーションツールがリリースされており、何を基準に選べば良いのかと悩まれる担当者も少なくありません。
そこでこの記事では、コラボレーションツールの概要を説明するとともに、UPSTORYがおすすめするコラボレーションツール10社をご紹介します。
目次
コラボレーションツールとは
コラボレーションツールとは、社内外問わずあらゆる関係者との意思疎通を円滑に進め、プロジェクトを効率的に進めるためのツールです。
様々なビジネスシーンにおいて、プロジェクトや案件は同じ部署内だけで完結させるだけでなく、社内外問わず部署やメンバーの垣根を越えたチームで行うことは多々あります。特に、社外の取引先企業の担当者なども関われば、それぞれの知見を活かした大きなコラボレーションが生まれます。
ただ、関わる担当者が多岐に渡れば渡るほど、お互いの意思疎通を円滑にしておかなければ上手くいきません。コラボレーションツールの導入は、このような意思疎通を含めたコミュニケーションの円滑化や業務効率化につなげる上でおすすめのツールとなります。
コラボレーションツールが注目される理由
近年新型コロナウイルスの影響が深刻になる中、企業のテレワークは急激に浸透するようになりました。その結果、在宅や喫茶店などからも業務ができる環境が整うようになり、情報共有やコミュニケーションのあり方も変化がみられるようになってきています。
コラボレーションツールは、このような中で注目され出したビジネスツールとなり、社内だけでなく社外との連携をスムーズに行い、業務効率化を図る上でおすすめされるツールとして多くの企業で導入されています。
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コラボレーションツールについては、以下の記事で詳しく解説していますのであわせて参考にしてみてください。 |
コラボレーションツールの選び方
続いて、コラボレーションツールの選び方についてご紹介します。
コラボレーションツールは、昨今のテレワークの普及などもあって重要度が高まり、提供されているサービスも多様化しつつあります。その中で、自社に合ったツールを選定する上では、以下のポイントを押さえておくことがおすすめです。
①目的とともに必要な機能の明確化
どのようなコラボレーションツールを導入するにせよ、自社の目的と合わなければ意味がありません。そのためにはまず自社の目的を明確化しておく必要があります。目的を明確化することで、自ずとコラボレーションツールにて必要な機能が分かってきます。
例えば、プロジェクトや案件によってはチャット機能があれば十分な場合もあれば、Web会議機能が必須であったり、タスク・プロジェクト管理機能が必要な場合もあります。また、参加人数によっては無料版で対応できるケースもあるため、プロジェクトや案件に携わる人数も導入前に確認しておくことも効果的です。
不必要な機能によって金額が異なるようであれば、コストを削減した形で導入・活用することも可能になります。そのため、導入前には必ず目的を明確化しておくことがおすすめです。
②インターフェースや操作性の高さ
プロジェクトや案件に携わるメンバーは、みなITリテラシーが高い方とは限りません。そのため、コラボレーションツールを選定する際には、インターフェースや操作性が高いかどうか確認しておくこともおすすめです。
どれだけ高性能で多くの機能が搭載されていたとしても、チーム内のメンバーがその機能を使いこなせなければ意味がありません。業務効率化を図る上でも操作性・利便性の高いツールを選定することが重要です。コラボレーションツールによっては、本格導入の前に無料のトライアルやデモ版が用意されている場合も多くあります。
事前にトライアルを活用し、チーム内のメンバー全員で操作感を確認することもおすすめです。
③セキュリティ対策
メリット・デメリットでもふれたように、コラボレーションツールの多くは基本的にクラウド型のサービスとなります。クラウド型サービスは、場所を問わずインターネット環境さえあれば比較的簡単に導入できる反面、セキュリティが弱くなる傾向にあります。
コラボレーションツールを活用するプロジェクトや案件は、基本的には社内の重要事項であるケースが多く、伴って共有する情報はいずれも機密事項になる場合が多くあります。そのため、万が一情報が漏えいしてしまうと、企業にとって大きな損害につながるだけでなく、信用問題にもなりかねません。
コラボレーションツールを選定する際には、セキュリティ対策を強化しているか必ず事前に確認しておくことがおすすめです。
【機能別】おすすめのコラボレーションツール10選
ここでは、UPSTORYがおすすめするコラボレーションツールを機能別で10社ご紹介します。
チャットツール
Chatwork
Chatworkは、1対1の個人間のダイレクトチャットはもちろんのこと、複数人によるグループチャットもできるチャット機能に特化したツールです。
ビデオ通話や音声通話も可能なほか、様々なファイルを簡単にアップロード・共有することも可能です。インターフェースや操作性が分かりやすいため、比較的ITリテラシーが低い方でも簡単に利用することができます。
国際的なセキュリティ規格を取得し、通信は全て暗号化されているため、高いセキュリティ対策から大企業や官公庁などをはじめ多くの企業で導入されています。
▶Chatworkの特徴
- 圧倒的な操作性の高さが売りのチャット機能
- 様々なファイル共有の利便性
- 高いセキュリティ対策
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料金体系 |
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|---|---|
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Free |
0円 |
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Business |
600円/ユーザー/月 |
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Enterprise |
960円/ユーザー/月 |
Slack
Slackも、現在150ヶ国以上の多くの企業で導入・利用されているビジネスチャットに特化したツールです。
ファイル共有だけでなくWeb会議機能も搭載されているため、業務効率化だけでなくコミュニケーションの円滑化につなげることも可能です。1対1の通話が可能な無料プランだけでなく、大人数でも対応可能な大企業向けのプランも用意されています。
セキュリティ対策にも高い信頼性があり、且つ24時間のサポート体制もあるため、万が一のトラブルにも安心できるおすすめツールとなります。
▶Slackの特徴
- 150ヶ国以上の企業で導入されている実績
- ファイル共有とともにWeb会議も可能
- セキュリティ対策と24時間のサポート対応
| 料金体系 | |
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Free |
0円 |
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スタンダード |
960円/ユーザー/月 |
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プラス |
1,800円/ユーザー/月 |
タスク・プロジェクト管理ツール
Trello
Trelloは、チーム内のタスク管理に特化したツールです。ツール内で専用のカードを用いてタスクの進捗状況をボードに貼り付け管理することができます。
カードはドラッグアンドドロップで簡単に移動・編集することができるため、ITリテラシーが低い方でも簡単に操作することが可能です。基本の機能は無料で活用でき、有料プランに変更することで機能を拡充できるため、導入ハードルが低い点もおすすめの一つとなります。
▶Trelloの特徴
- カード・ボードを活用したタスク管理ツールの定番
- 操作性とインターフェースに優れたデザイン
- マルチデバイス対応（iOS/Android）
| 料金体系 | |
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Free |
0ドル |
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Business Class |
9.99ドル/ユーザー/月 |
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Enterprise |
2.83ドル/ユーザー/月 |
Redmine
Redmineは、プロジェクトや案件の進捗状況や作業内容をチケットと呼ばれる機能で記録管理し、チーム内で共有できるツールです。
チケットでは、その他カレンダーやロードマップ、ガントチャートなどの表示・管理を行うことも可能です。また、バージョン管理ツールなどと連携させることで、データベースの参照を行うことでシステム開発などの業務を効率化させることも出来ます。Trelloに比べてITリテラシーが多少求められますが、オープンソースの無料で活用することができます。
▶Redmineの特徴
- オープンソースのため完全無料で活用可能
- 世界シェア1のタスク・プロジェクト管理ツール
- 様々なツールと連携可能
| 料金体系 | |
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Free |
0円 |
③Web会議ツール
Zoom
ZoomはWeb会議に特化したツールです。無料版では最大100人とのWeb会議が可能で（有料版の場合には最大1,000人）、オンラインセミナーや新卒採用説明会などで活用される場合もあります。端末を問わずスマートフォンやタブレットからアクセスすることも可能です。参加者の画面共有や質疑応答、アンケートなどもWeb会議内でスムーズに行う機能が搭載されているため、Web会議を効率的に行うことができ多くの企業で導入されています。
▶Zoomの特徴
- 大人数でも安定した利用が可能なWeb会議ツール
- 質疑応答やアンケート、録画などの付加価値も豊富
- パソコン(Win/Mac)だけでなくスマホ(iOS/Android)からも接続可能
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料金体系 |
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Free |
0円 ※同時接続100人まで/グループミーティングは40分まで |
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プロ |
2,000円/ホスト/月 |
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ビジネス |
2,700円/ホスト/月 |
Microsoft Teams
Microsoft Teamsも、Zoom同様にWeb会議に特化したツールです。有料版であれば最大10,000人と同時接続しWeb会議を行うことが可能です。
また、Microsoft社が提供しているため、同じく同社のWordやExcel、PowerPointなどのファイルをWeb会議内にて同時共有・編集することもできます。チャット機能やファイル共有機能もあるため、コラボレーションツールとしてもおすすめのツールとなります。
▶Microsoft Teamsの特徴
- 最大10,000人の同時接続が可能
- WordやExcel、PowerPointなどのファイルをWeb会議内にて同時共有・編集可能
- 高度なセキュリティ対策
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料金体系 |
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Free |
0円 |
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Essentials |
430円/ユーザー/月 |
④グループウェア
サイボウズOffice
サイボウズOfficeは、主に中小企業向けのグループウェアです。
専門的なスキルが無くともシステム管理を行うことができ、スケジュール管理やファイルの共有、チャット機能など情報共有に関する機能も多く搭載。マルチデバイスにも対応しています。クラウド版は1ユーザーあたり月額500円から利用できるため、中小企業を中心に多くの企業で導入されています。
▶サイボウズOfficeの特徴
- 国内5万社が導入する国産老舗グループウェア
- スケジュール管理やファイルの共有、チャット機能など情報共有に関する機能も標準搭載
- マルチデバイス対応
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料金体系 |
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クラウド版 |
500円/ユーザー/月 |
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パッケージ版 |
63,800円/10ユーザー/月 |
J-MOTTO
J-MOTTOは、会員制ビジネスポータルサービスとして活用できるグループウェアに特化したツールです。
給与明細の発行や勤怠管理、ストレージ活用など経理・人事・総務向けの機能が多くなりますが、低コストで導入できることから中小企業やスタートアップ企業を中心に多くの企業で導入されています。専門スタッフによるサポート体制も充実しているため、安心して活用できるツールとしておすすめです。
▶J-MOTTOの特徴
- 会員制ビジネスポータルとしてのグループウェア
- 給与明細の発行や勤怠管理、ストレージ活用など経理・人事・総務向けの機能が充実
- 専門スタッフによるサポート体制
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料金体系 |
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スタンダードプラン |
3,000円/20ユーザー/月 |
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ライトプラン |
20,000円/10ユーザー/年 |
⑤社内Wiki
welog
welogは、社内Wikiやノウハウなどの情報をナレッジデータベースとしてまとめて共有できるツールです。
ナレッジとして溜めた情報は、キーワードや作成者、グループなどで検索できる機能が充実しているため、必要な情報を簡単に抽出することが可能です。また、シンプルで分かりやすいインターフェースと操作性のため、社内の研修や新卒社員向けのツールとして活用するケースも多くあります。
▶welogの特徴
- ナレッジデータベースの構築・共有
- 様々な条件で検索可能
- シンプルで分かりやすいインターフェースと操作性
| 料金体系 | |
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フリー |
0円 |
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ベーシック |
300円/ユーザー/月 |
Notion
Notionは、エンジニアや人事、デザイン、マーケティングなど様々な業種業態で活用できる社内Wikiに特化したツールです。
専用ページ内に500以上のアプリを組み込むことができるため、ナレッジや情報を一元管理することが可能です。
▶Notionの特徴
- 業種業態問わず活用できる社内Wiki
- 500以上のアプリを組み込み可能
| 料金体系 | |
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パーソナル |
0ドル |
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パーソナルPro |
4ドル/ユーザー/月 |
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チーム |
8ドル/ユーザー/月 |
まとめ
社内のメンバーだけでなく、社外の担当者も交えてプロジェクトや案件を遂行していく場合、円滑なコミュニケーションと確実な情報共有は非常に重要となります。
さらに、業務効率化を図る上でもコラボレーションツールの導入はおすすめの手法となります。テレワークが普及しつつある昨今において、働く環境も多様化し、メンバー間での連携をスムーズに行うために必要な機能も変わりつつあります。
そのため、まずは自社のプロジェクトや案件における目的を明確にし、その上で必要な機能を精査した上でコラボレーションツールを選定していくと効果的です。
今回、コラボレーションツールで主に搭載されている機能に応じておすすめのサービスもいくつか紹介しましたが、そちらも参考に、自社のプロジェクトや案件に有効活用していくといいでしょう。
