elgana（エルガナ）の特徴や機能を徹底解説

IT技術の発展やDX化の浸透などもあり、ビジネスシーンにおいてもより効率化できるコミュニケーションツールの導入が加速化しつつあります。昨今の新型コロナウイルスの影響もあり、テレワーク（リモートワーク）が推奨されている背景もあり、オンラインで社内コミュニケーションが円滑に進められるビジネスチャットツールは重要度を増してきています。

このような中で、elgana（エルガナ）も近年新たに登場してきたビジネスチャットツールとして注目を集めています。

elganaは、2020年に通信系会社の最大手でもあるNTTによって開発されたビジネスチャットツールです。あらかじめ決められたメンバー同士でのみ活用でき、様々なコミュニケーション活性化や業務効率化につながる機能が搭載されています。

ビジネスチャットツールとしては後発ながら、大手企業を中心に多くの導入実績があり、2021年6月時点で120万を超えるIDを発行し活用されています。

とはいえ、サービスリリースされたばかりということもあり「elganaではどういった機能があるの？」「elganaって何？」「他のビジネスチャットツールと比べてどういったメリットがあるのか分からない」などと悩まれる担当者も少なくありません。そこで今回は、elganaの概要や特徴、導入時のメリットなどについてポイントを中心に紹介していきます。

elganaとは？

elganaとは、NTT西日本の子会社であるNTTネオメイトが開発・制作したビジネスチャットツールです。NTTネオメイトは長年に渡って開発に力を注いでおり、2020年4月にリリースしたタイミングは、ちょうど新型コロナウイルスの影響でテレワーク（リモートワーク）が浸透し出したタイミングと重なったこともあり、リリース後4ヵ月で利用ユーザーは10万人を突破しました。

働き方改革や先ほどふれた新型コロナウイルスの影響、IT技術の進歩などもあり、ビジネスシーンにも多様化の動きが求められています。それに伴い、場所を問わずリアルタイムにコミュケーションが取れるビジネスチャットツールのニーズも高まり、チャットワークやSlack、Microsoftのteamsなど多くのビジネスチャットツールが注目され出してきました。

このような流れの中で、通信最大手のNTTグループもビジネスチャットツールの重要性を知るとともに開発に力を注ぐようになり、長い開発期間を経てリリースされたのがelganaです。

どのような機能があるのか？

elganaには、他のビジネスチャットツールにも搭載されているトーク機能以外にも、コミュニケーション活性化や業務効率化につながる機能が多く搭載されています。

トーク機能ではトークルーム作成時に既読表示の有無を設定できるだけでなく、アンケート機能やピン止め機能・クリップ機能なども用意されています。

タスク機能では、簡易依頼や営業報告依頼、作業依頼、打合せ依頼といった4つのテンプレートが準備されており、自社のニーズや用途に応じて活用することが可能です。また、elganaはクラウド型のビジネスチャットツールとなりますが、セキュリティ対策も十分考慮されています。

利⽤社のログを確認できたり、スクリーンショットや撮影時の電子ファイルに対して透かしを施す機能、データを端末に残さない設定が可能など情報漏えいリスクを回避のための機能が多数搭載されています。

さらにelganaでは、導入後のサポートも充実。導入支援サポートや有人サポートヘルプデスク、登録代行サービスといったサポートが用意されていますので、安心して導入から活用につなげることが可能です。

料金は、利用者のID数に応じた課金方式となるため、必要数に応じた費用を選択することができます。利用IDの上限数や、機能制限のないフリープランも用意されているため、初めてビジネスチャットツールを検討する企業には導入しやすい環境が整っています。

elganaの２つの特徴について

続いて、elganaの特徴についても紹介していきます。elganaは、概要でも一部紹介したように他のビジネスチャットツールにはない機能が多く搭載されていますが、基本的には「使いやすさ」「セキュリティ対策」「サポートの充実」に強みを持って追います。

業務効率化を図る上では使いやすさは非常に重要なポイントとなります。一方で、使いやすさを追求するあまりセキュリティ対策が疎かになってしまっては意味がありません。この2つの要素をバランスよく兼ね備え、且つ充実したサポート体制を取ることで、現在では120万人に活用されるようになっています。

また、その他の特筆すべきelganaの特徴について2つ紹介していきます。

①限定メンバーのみで連絡可能

elganaは、他のビジネスチャットツールと異なりあらかじめ決められたメンバーでのみ活用することができます。アカウントは企業単位で開設することができますが、事前に管理者が選定したユーザーのみがログインできる仕様となります。

第三者からのアクセスが制限されているだけでなく、担当者ベースで外部とやり取りを行うことも制限することができるため、関係者以外に情報を共有するリスクを軽減することが可能です。一見すると使い勝手が悪い印象も受けますが、セキュリティ対策が強化されクラウド型でも安心して活用することができます。

また、セキュリティ面においては他にもスクリーンショット規制なども設けられています。この機能ではスクリーンショットを行った動きはログとして保存・記録され、どのIDから行われたか特定することも可能です。

スクリーンショットは情報漏えいのリスクを高めるため、そもそもelgana内では禁止にすることもできます。このようなセキュリティ対策に関する機能は、ログの保存・記録以外にもIP＆デバイス制限として特定のIPからしかアクセスできないような仕様も可能です。

②安心の料金設定

elganaは、一部機能を無料で利用することができます。中小企業であれば、一度導入して見た上で比較検討したい用途も多いため、トライアルとして活用することも可能です。フリープランでは20ユーザーまでグループトークの上限が設定されていますが、中小企業であればトライアルとして十分活用することができます。

また有料プランであっても、1ユーザー（1つのID）に対して月額330円からとなるため、低価格且つ必要なユーザー単位で利用できる安心の料金設定となっています。

 elgana導入のメリット

続いて、elgana導入のメリットについても紹介していきます。特徴内でも紹介したように、elganaには使いやすさやセキュリティ対策、充実のサポートなど多くのメリットがありますが、これらの機能を効果的に活用することで、以下のようなコミュニケーション活性化や業務効率化につなげることが可能です。

①メンバー内の情報伝達スピードの高速化

elgana導入による大きなメリットの一つは、社内のメンバー同士による情報伝達スピードの向上・高速化です。

ビジネスチャットツール全般的にいえる事でもありますが、今までの紙ベースのやり取りや電話、メールではどうしてもタイムラグが生じ、タイミングが合わずスピーディーな業務につながらない傾向にありました。elganaではファイル管理機能を用いることで業務内容をスピーディーに共有でき、日々の業務を大幅に効率化させることが可能です。

また、elgana内にプロジェクト用ルームを立ち上げることで、複数の担当者であったとしても即時コミュニケーションを取ることができます。そのため、上司部下ともに目標管理や進捗報告、日報連絡など様々なビジネスシーンにおける業務を効率的に展開させることが可能です。

②複数の部署やチームに応じたコミュニケーションの円滑化

企業内の人数が増え、専門部署やチーム、プロジェクトなどが混在している場合には、相互でのコミュニケーションの円滑化が目標達成には欠かせません。細かな報告連絡が正しく共有できていなければ、ミスが生じる原因となり、大きなトラブルにつながる可能性も高まります。

elganaの導入は、このようなコミュニケーションの円滑化にも効果的です。担当者のみのチャットルームを活用すれば、余計な案件が絡むことが少なくなり、さらに既読未読機能の活用で情報共有をスムーズに進めることが期待できます。

③会議機会の削減と業務時間の効率化

elganaのチャット機能を活用すれば、会議時間を大幅に削減させることも可能。事務連絡や報告事項は、添付資料とともにチャット上で共有することができます。

既読未読確認を活用すれば、連絡・報告事項を誰が確認していて、まだ誰が確認できていないのか簡単に判断することができます。一々会議体を持って説明する手間を大幅に削減することができるため、その分重要な会議の時間やその他業務に活用することが可能です。

また、チャット機能は備忘録として残せますので、過去の共有事項を確認する上でも活用することができます。

④各種資料の一元管理

業務効率化につなげるもう一つの要素は、各種資料のデジタル化による一元管理です。

elganaでは、ファイル一覧機能を活用することで、各種資料や重要書類を担当者のみに閲覧・管理することが可能です。クラウド型のビジネスチャットツールでは、重要書類を共有することはセキュリティ面でリスクが伴います。

しかし、elganaでは特徴でも紹介したように十分なセキュリティ対策が設けられているため安心して共有・管理することができます。

⑤社内の研修や新人教育などへの活用

ビジネスシーンにおいて各種研修や新人教育を行う機会は多くあります。いずれも業務時には多くの資料を活用する傾向にあり、十分な研修や教育を行ったとしても後々振り返る際に資料やメモが紛失し、トラブルにつながる場合も起こり得ます。

このような場合にelganaを活用すれば、担当者のみのルーム内で資料を共有でき、進捗確認や備忘録としても活用することができます。

 elgana導入時の流れ

最後に、elganaの登録までの流れについても紹介していきます。elganaは、個別で登録するわけではなく代表者が会社単位で登録する必要があります。

そのため、活用するためにはまず代表者が以下の手順を取る必要があります。

以上でelgana導入後の設定は完了です。数人レベルであれば管理者のみで対応できるかと思いますが、数百人以上となると時間も工数も多くかかります。

その際にはelgana側で開設サポートも用意されています。スピーディーに対応する上ではサポートを活用することも効果的です。

まとめ

コミュニケーションの円滑化や業務効率化を図る上で、ビジネスチャットツールを活用する企業が増加傾向にあります。チャットワークやSlackなど注目度の高いビジネスチャットツールもありますが、その中でもelganaは、セキュリティ対策が強いビジネスチャットツールといえます。

それ以外にも、社内外のコミュニケーション問題を解決し、業務を効率的に進めていくための機能を数多く搭載していますので、今回紹介した内容も参考に、自社の目的と合わせelganaも検討してみてはいかがでしょうか。