働き方改革や新型コロナウイルスの影響もあり、出社せずとも在宅やコワーキングスペースなどからリモートで働くスタイルが一般的になってきました。会議体に関しても対面の機会が減少する一方で、電話やメールではなく、Web会議を活用したリモートの形態が主流になり、今ではオンラインを介したセミナーも増加してきています。
Web会議であれば、在宅からでも気軽に参加できるため一見すると効果的に見えますが、一方で仕事とプライベートが曖昧になることでトラブルにつながる可能性も高まります。特に、身だしなみや話し方など、基本的なマナーがおろそかになり、相手に不快な思いを与えるだけでなく、ビジネスが円滑に進まないことも多々あります。
例え在宅でのテレワーク（リモートワーク）だったとしても、勤務時間内は最低限ビジネスとしてのマナーを守り、緊張感をもってWeb会議に参加する必要があります。とはいえ、長らく対面でのビジネスが中心であった日本において、いきなりWeb会議に移行することで戸惑う担当者も少なくありません。
実際に「Web会議ではどういった点に気をつけなければならないの？」「Web会議におけるビジネスマナーって何？」「Web会議を効率的に行うコツとは？」などといった疑問や悩みは多く伺えます。
そこで今回は、ビジネスシーンにおけるWeb会議を円滑に行う上での最低限のマナーに関して、ポイントを中心に紹介していきます。
目次
Web会議で打ち合わせを行うメリット
そもそも、Web会議で打ち合わせを行うことは、現在のビジネスシーンにおいて必須となっています。新型コロナウイルスの影響もあり、対面で話す機会が大幅に制限され、社外はもとより自社内であっても控える動きが活発化しています。
このような中で、オンラインを介してWeb会議を行うことが求められるようになりました。Web会議を行うサービスも様々登場してきており、誰でも気軽にWeb会議ができる環境も整ってきています。
また、Web会議であれば対面ではない分、移動に関する時間を調整する必要が無くなり、その分業務を効率化することも可能になります。さらに、交通費はもとより会議室や打合せ場所の確保、打合せ用資料の印刷などにかかるコストも軽減できます。
新型コロナウイルスの影響によって大幅に普及したWeb会議ですが、このようなメリットが多くあることから、感染の終息後も継続して活用されることが想定されています。
Web会議において、なぜマナーやルールが重要か？
Web会議の普及によって、多くの企業や担当者が様々なWeb会議を活用するようになりましたが、その中で気をつける点として挙げられるのがWeb会議中のマナーやルールです。
世の中全体が一気にWeb会議に移行する中で、誰もが手探り状態ではありましたが、Web会議への移行が落ち着くにつれ、最低限のマナーやルールが無いと相手と円滑にコミュニケーションができないことが分かってきました。
Web会議では、対面ではない分マナーやルールが曖昧になり、コミュニケーションがうまくいかない限りか、大きなトラブルに発展する可能性もあります。対面ではないからこそ、Web会議では対面以上に参加者に対して気配りや配慮を行う必要があります。
Web会議を行う上で注意すべきマナーやルールとは？
続いて、Web会議を行う上で注意すべきマナーやルールについて、具体的に紹介していきます。社内外問わず、Web会議の相手方と円滑なコミュニケーションを行う上で、以下のポイントを押さえておくと効果的です。
①基本的に顔は表示する
Web会議では、自身の顔を非表示にすることも可能です。とはいえ、ビジネスシーンにおいて顔を表示せずに打ち合わせを行うことはあまり好ましくありません。コミュニケーションを円滑に進め、業務効率化を図る上ではお互いの顔を表示させた上で打ち合わせを行った方が安心感を与えることができ効果的です。
また、顔を表示するためには身だしなみにも注意しておく必要があります。社内であってもカジュアルな服装はマイナス影響につながる可能性もあり、ビジネスの場に相応しい清潔感のある服装を選ぶことがマナーになります。
テレワーク（リモートワーク）だからといってカジュアルがOKというわけではなく、あくまでビジネスとして最低限のマナーは押さえておく必要があります。
②相槌は大きく、分かりやすい反応を心掛ける
対面での打ち合わせとは違い、Web会議では相手の顔と声でしか感触を伺うことはできません。環境によっては相手の声が聞き取りにくかったり、表情が分かりにくく反応が読み取れないことも多々あります。そのため、間違った捉え方や共有が上手くできずに、その後のトラブルに発展することもあり得ます。
このようにWeb会議上での齟齬が生まれないよう、相槌は大きく、分かりやすい反応を心掛ける必要があります。多少大げさに頷いたり、反応した方がその後の間違いを抑制することが可能になります。また、Web会議であっても挨拶はマナーとして必須となります。開始時と終了時には対面と同じように挨拶を行い、円滑なコミュニケーション作りに努めると効果的です。
③マイクのオン・オフの使い分け
Web会議では①でふれた顔の表示とともに音声もマイクでオン・オフすることが可能です。基本的に、自身が話すときはマイクをオンにする必要がありますが、それ以外はオフにしておくと効果的です。
複数人でWeb会議を行うと、マイク経由でノイズが含まれてしまい、話し手の声が聞こえにくくなる場合があります。そのため、話し手以外はマイクをオフにすることがWeb会議時のビジネスマナーの一つとして挙げられます。
また、対面よりも聞き取りにくいケースが多いWeb会議では、より相手に伝わるようにできる限りゆっくり、はっきりした口調で説明すると効果的です。
④会話は簡潔に要点を説明するように心掛ける
多くの参加者がいるWeb会議では、対面以上に話に入るタイミングが難しくなる傾向にあります。
時間が決められているわけではありませんが、自分一人でダラダラと話していてもスムーズな打合せにはなりません。要点を絞り、一つの質問や回答ごとに相手に意見を求めるよう意識すると、Web会議でも効率的に話を進められるようになります。一人で自分勝手に話すのではなく、常に周りを意識しながら話すように心がけると効果的です。
⑤事前に社内や部署間でのマナーやルールを固めておく
Web会議を活用し、社内外で円滑なコミュニケーションを取るためには、社内や部署、チーム内で事前にマナーの確認やルールを徹底しておくと効果的です。社外との打ち合わせに関しても、定例会などが開催されるのであれば事前にルールを決めておくといいでしょう。例えば、以下のようなマナー・ルールが挙げられます。
- Web会議への入室時間
- 参加時の服装やバーチャル背景
- 会議時の名前
- 最初に参加者が誰か紹介した上で始める
- 周りが騒がしくないかの確認・報告
細かい点も多々ありますが、後々のトラブルを回避する上では最低限のマナーやルールを共有しておくと、その後の打合せが円滑に進むようになります。Web会議は、あくまでビジネスの一環ですので、怠慢にならないよう注意し、業務効率化や売上向上、利益拡大につなげていく必要があります。
Web会議での打ち合わせを効果的に進めるコツ
続いて、Web会議での打ち合わせを効果的に進めるコツについても紹介していきます。対面ではなく、パソコンの画面越しでの打ち合わせでは、相手に対する配慮に十分注意する必要があります。その上で、効率的に進めるためには以下のようなコツを押さえておくと効果的です。
①できる限りカメラに視線を合わせる
一般的にWeb会議はパソコン内蔵か、外部のカメラを取り付けて行います。その際、設置されたカメラはパソコンの画面よりも上部に位置する傾向にあります。そのため、Web会議を行う際には、パソコンの画面を注視するのではなく、少し上のカメラに視線を合わせた方が効果的です。
パソコンの画面を見ているだけでは、相手と目線をあわせて会話しているようでも、相手側には下を向いているように映る可能性があります。常にカメラ目線にする必要はありませんが、目線を常に意識しながらWeb会議に臨むと効果的です。
また、画面と自分の距離感にも意識を向けておくと効果的です。パソコンの画面との距離が近すぎると、相手に圧迫感を与えてしまうこともあります。少し引いた位置で、肩から胸のあたりまでが映る位置を心掛けるといいでしょう。
多くのWeb会議システムでは、ログイン前に自分の映り方がどうか確認できるテスト環境が用意されています。事前にカメラテストを行い、適切な距離感を把握しておくことも打ち合わせを効果的に進める上では重要になります。
②Web会議ならではの機能を有効利用する
昨今のWeb会議システムには、打合せを円滑に行うために様々な機能が搭載されています。オンラインで打ち合わせを行う以上、このような機能はフル活用し、効率的な打ち合わせやコミュニケーション構築につなげていくと効果的です。
例えば、画面共有機能では、Web会議中に資料を参加者で共有することができます。従来であれば印刷して用意する必要があった手間やコストが軽減され、画面を拡大しながら説明することができるので、効率的な打ち合わせにつなげることが可能です。1つの画面を共有しながら資料をその場で修正したり作成することも出来るため、共有や提案時にも有効活用することができます。
また、チャット機能では、Web会議時の発言以外にも参加者にリアルタイムでコメントを残すことが可能です。打ち合わせ内容の補足を加えたり、必要なデータやURLをその場で記載し共有することも出来るため、情報共有や伝達をスムーズに行うことができます。
その他にも動画の共有やスタンプなどでアクションを伝えるなど様々な機能が搭載されているため、マナーやルールをふまえつつWeb会議を円滑に進めることができます。
③回線環境に注意しておく
Web会議の一番のデメリットは、インターネットの回線環境に依存する点です。回線環境が悪ければ途中で接続が切れてしまい、打ち合わせが中断してしまうことにもなりかねません。社内外での打ち合わせに限らず、Web会議を行う際には回線環境に十分注意しておくことが最低限のマナーとなります。
Wi-fiが不安定であれば有線に変えたり、他の起動している通信環境を切っておくなど、Web会議に備えて準備を整えておくと効果的です。
④打ち合わせ中の話し出すタイミングを意識する
Web会議での打ち合わせでは、話し出すタイミングが難しく、相手と被ってしまったり、予期せず遮ってしまうことも起こり得ます。参加者が多くなればなるほどこのような事象は起こりやすいため、話し出すタイミングは常に意識しておく必要があります。
明確なマナーやルールはありませんが、話し出す前に手を挙げて、司会者に指されてから話し出すなど、事前に社内や参加者内で決めておくと効果的です。話を遮られると相手方には不快な思いを与えてしまう可能性が高まります。こちらもWeb会議時のマナーとして押さえておくと効果的です。
⑤可能であればマスクを外す
新型コロナウイルスの影響により、マスクの着用は必須となるご時世ではありますが、在宅でのテレワーク（リモートワーク）など、周りに影響がない場合にはできる限りマスクを外してWeb会議に参加すると効果的です。
社内や周りに人がいる環境下であればマスクを着用した打ち合わせ参加はマナーとして重要ですが、そうでなければ相手に顔が見える方がより意志の伝達につながります。オンラインだからこその特性を活かし、可能な限り表情を見せながら参加することに心掛けると効果的です。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
新型コロナウイルスの影響もあり、ビジネスシーンにおいてテレワーク（リモートワーク）が普及し、Web会議は必須の形態になってきています。このような中で、Web会議にも服装や身だしなみ、話し方など最低限のマナーが求められるようになります。
より良いビジネスや円滑なコミュニケーションを構築するためには、例えWeb会議であろうともマナーやルールを押さえておかなければトラブルの原因にもつながります。今回紹介した内容も参考に、基本的なマナーやルールを守り、効果的なビジネスにつなげていきましょう。
