近年、新型コロナウイルスの影響や働き方改革などもあり、企業にいなくともテレワークなど在宅で仕事を行う機会が非常に増加してきています。そのような中で社内との連絡や社外との会議などを、オンラインで行うスタイルが主流になりつつあります。
インターネット回線があれば誰でも場所を問わず実施できるオンラインの会議手法は、通勤や移動にかかる時間を軽減でき、いつでもすぐに連絡が取りあえるため、非常に効果的にビジネスにつなげることができます。
このようなオンライン上での会議の活性化に伴い、オンライン上でセミナーを開催するウェビナーとよばれる手法も増加してきています。これまでは会場行かなければ参加できなかったセミナーも、ウェブ上で自宅からでも参加できるため、多くの企業でオンラインセミナーが開催されています。
企業側としてもウェビナーの開催は、セミナーの会場費を抑えられたり、設営などの手間もかからないため、直接会場を借りたセミナー開催から、ウェビナーに移行するケースが増えています。
そこで今回は、コロナ禍で需要が急増しているオンラインセミナーの概要について、特徴やメリット、注意点などポイントとあわせて紹介していきます。新しい形態でのセミナー開催に興味のある企業や担当者は是非参考にしてみてください。
目次
ウェビナーツールとは？
ウェビナーとは、ウェブ（Web）とセミナー（Seminar）を掛け合わせた造語になります。通常の会場を借りて実施するセミナーに対し、インターネットを介して行われるセミナーのことを指します。オンラインセミナーやウェブセミナーと呼ばれることもあります。
インターネット回線があれば、どこからでも参加できるため、多くのユーザーにアプローチできるセミナー手法として注目が集まっています。また、通常のセミナーであれば会場の手配や運営費などのコストがかかりますが、ウェビナーであれば専用のURLを発行するだけで簡単に実施することが可能です。
昨今の新型コロナウイルスの影響もあり、対面でのセミナーは人が密になることから、オンラインのウェビナーに対する注目度が高まってきました。参加者側としても自宅で希望するセミナーに参加できることから、より参加へのハードルが下がり、興味のあるセミナーに参加しやすい環境が好まれています。
ウェビナーの特徴
ウェビナーは、先ほど紹介したように場所は時間に制限されずに展開できることから、多くの企業がセミナーや説明会などに活用しています。ウェビナーを実施可能な各種ツールは、多少の違いこそあれ比較的安価に導入できることから、導入へのハードルも低い点が特徴としても挙げられます。
PC端末にカメラやマイクがあれば誰でも講師として話すことができます。また、基本的に参加者は無料のケースがほとんどですので、時間の都合がつけば興味のあるセミナーに参加しやすいという利点もあります。
このようにオンラインで展開できるウェビナーには利点が多くありますが、すべてにおいてオフラインより優れているという訳でもありません。昨今では人流を抑えるためにウェビナーのニーズが高まっていますが、対面方式のセミナーには専用の利点がありますので、状況をふまえた上で使い分けるとより効果的でしょう。
ウェビナーと他のWebミーティングの違い
ここまでウェビナーの紹介したところで、同じようにオンラインでやり取りするツールとしてWebミーティングツールがあります。どちらもオンラインで展開できるため、混在して認識している担当者もいますが、ウェビナーとWebミーティングは求める意図が若干異なりますので注意しておくといいでしょう。
まず、Webミーティングとは参加者同士で画面や音声を共有し、コミュニケーションを取ることができるツールになります。1対1の場合もあれば複数人でやり取りを取ることも可能です。画面上で資料データの共有もできるため、ビジネスにおける自社内の会議や対外企業との打ち合わせで活用することが多くあります。
これに対してウェビナーでは、主にセミナーや会社説明会、研修や講演会などで活用されることが多くなります。ウェビナーでは、主催者（ホスト）と参加者（パネリスト）に対して参加者（視聴者）に分かれます。Webミーティングのように双方でのやり取りはあまりなく、主催者が発信する内容を参加者が視聴するといった構図になります。そのため、機能としては質疑応答や投票、アンケートといったセミナーに必要なものが搭載されています。
このように、目的に応じてウェビナーとWebミーティングは異なるため、機能としてもウェビナーの方が多いのが特徴です。
一般的なウェビナーの配信方法とは？
セミナーに特化したオンラインツールのウェビナーには、「ライブ配信」と「オンデマンド（録画）配信）」の2つのタイプが存在します。それぞれの特徴についても紹介していきます。
①ライブ配信
ライブ配信は、リアルタイムで開催するセミナー時に効果的な手法になります。オンラインを介したセミナーであると、参加者との距離が実際のセミナーよりも遠くなりがちですが、チャット機能やアンケート機能などを活用することで、オンラインであってもリアルタイムに参加者と繋がりながら実施することが可能です。
参加者の状況を画面越しに確認しながらセミナー内容を変えたり、チャット機能で随時質問を受け付けたりなど、様々にカスタマイズした運用を行うことができるためオススメです。
②オンデマンド（録画）配信
一方で、オンデマンド（録画）配信では、事前に撮影したセミナー内容をいつでも参加者が視聴できる手法になります。時間によってどうしても参加できないユーザーにアプローチすることができますので、広くユーザーに情報配信することが可能です。
また、定期的なセミナーや就活生に向けた会社説明会、社内向けの研修など、同じ内容を定期的に配信する際にも有効です。一度撮影してしまえば、何度でも活用することができるため、講師や担当者の人件費を抑え効率的に運用することもできます。
ウェビナーツールのメリット
続いて、ウェビナーのメリットについて紹介していきます。新型コロナウイルスの影響もあり、多くの企業がウェビナーを展開するようになってきましたが、企業側だけでなく参加者側にもウェビナーのメリットは多く存在します。ここでは大きなポイントを3つ紹介していきます。
①セミナー開催における手間やコストの軽減
今までの実会場を借りてのセミナーには、開催までに非常に多くの手間とコストが発生しました。会場の手配から設営、当日の資料の印刷、参加者の受付、撤収作業と規模が大きくなればなるほど準備に関わる工数は多く発生しました。
これがウェビナーでの開催によって、ほぼ全ての作業がかからず、資料も画面上に映すだけで1人でも対応できるようになりました。また、ウェビナー費用さえ賄えれば、会場を借りる必要もなく、コストも大幅に削減して開催できる点も大きなメリットの一つです。
参加者にとってもセミナーに参加するにあたって発生していた移動が無い分、時間を効率的に活用でき、セミナーにも参加しやすくなりました。
②新規顧客へのアプローチ
会場を借りなくてもセミナーが開催できるウェビナーでは、新規顧客へのアプローチが今まで以上にしやすくなりました。例えば、会場を借りれば定員が発生します。大きな会場になれば定員もカバーできますが、その分費用もかかります。
これがウェビナーでは最大1,000人規模の定員まで対応できますので、定員の概念はほぼなくなります。また、場所を問わないため、今までアプローチ出来なかった層のユーザーを囲い込むことも可能です。
参加者も、東京にいながら大阪のセミナーに参加したり、地方に住んでいる状況下で都内のセミナーに参加することもできます。このあたりもインターネットならではの特性を活かしたウェビナーのメリットの一つでしょう。
③多彩なセミナー手法の実現
一般的なウェビナーツールには、先ほど機能面でも紹介したように、チャットやアンケート、投票のような機能が搭載されています。そのため、セミナー中にこのような機能を活用し、オンラインであっても多彩なユーザーとのコミュニケーションを図ることが可能です。
一方的な説明で終わることの多いセミナーですが、このような取り組みを行うことで、参加者により自社の商材やサービスを伝えることができます。参加者も、チャット機能を活用して質問できることから、通常のセミナーよりも比較的質問しやすい環境となるでしょう。
ウェビナーツールのデメリット・注意点
一方で、ウェビナーにはメリットだけでなくデメリットも存在します。デメリットは注意点にもなりますので、ウェビナー開催の際には参考にすると効果的です。
①参加者が途中で離脱しやすい
ウェビナーは、オンラインで簡単に参加できる一方で、参加者は動画を観る感覚で流し見してしまう傾向にもあります。集中しづらい環境が、参加者の離脱につながる可能性がありますが、このあたりはチャットや投票機能などでコミュニケーションを図ることで離脱を防ぐことが期待できます。
多様な機能を上手く活用し、参加者に有意義と感じてもらえるウェビナーを心掛けるといいでしょう。
②システム障害が起きる可能性
ウェビナーはオンラインで実施するため、どうしてもインターネット回線などの環境やシステムに依存してしまいます。ウェビナー途中で音声や映像が途切れてしまったり、回線トラブルで遅延してしまうことも起こり得ます。
これは主催者側の問題の場合もあれば、参加者側の問題の場合もあります。少なくとも主催する側であれば、事前にインターネット回線を確認するなど、テストを行っておきましょう。
ウェビナーツールの導入事例や効率的な活用法
オンラインで展開するウェビナーは、現在業種業態を問わず多くの企業に導入され展開されています。
自社の商材やサービスをもとにしたセミナーだけでなく、就活生に向けた会社説明会、社員向けの研修、講演会などでの利用もあります。新型コロナウイルスの影響で、多くの人が集まる密な環境を避ける傾向が強くなり、その中で実施できる手法として注目が集まっています。
低コストで、場所や時間を問わず多くの参加者にアプローチできる点も魅力の一つです。オフラインのセミナーには、会場に集まったユーザーにダイレクトに訴求できる魅力がありますが、ウェビナーによるセミナー開催が一般的になりつつある昨今では、ウェビナーとオフラインを組み合わせた展開が今後期待されています。
ウェビナーツールを選ぶ際のポイント
では、具体的にウェビナーを導入する際に、どういった観点でツールを選べばいいのでしょうか？昨今の需要の高まりを受け、多くのウェビナーツールが登場していますが、しっかりと機能面などを確認しないと、使いづらいものを選んでしまい、セミナーが安定して実施できないことにもなりかねません。
必要な機能を事前に把握し、目的に応じて選定するといいでしょう。また、サポート体制がしっかりしているかどうかを確認することも重要です。ウェビナーはシステムである以上、トラブルが起こるケースはどうしても発生します。
その際に、サポート体制が十分でないと、トラブル解消までに時間がかかり、参加者に迷惑をかけてしまうこともあります。費用や機能面の確認とともに、サポート体制についても事前に把握しておくといいでしょう。
ウェビナーツールのまとめ
いかがでしたでしょうか。
新型コロナウイルスの影響で、この1年でウェビナーを活用する企業の数は大幅に増加してきました。インターネット回線の向上もあり、大多数の参加者が集まってもスムーズにオンラインでやり取りできるようになり、これからもウェビナー需要は高まっていくでしょう。
とはいえ、本来のセミナーの内容が悪ければ、途中で離脱してしまう参加者が増えてしまいます。ウェビナーならではの機能をフル活用し、参加者に有意義と感じてもらえるウェビナーの実施を心掛けていきましょう。
