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【Gluegent Flow(グルージェントフロー )】社内の様々な申請業務の電子化・ペーパーレス化を実現するクラウドワークフローシステム

テレワーク(リモートワーク)の普及に伴い、社内の申請業務を「いつでもどこでもどの端末からでも」対応可能にするために、クラウドサービスを導入する企業が増加傾向にあります。

ビジネスシーンにおいて、何か新たに企画を起案したり、契約の締結、請求書の確認などで社内決裁を行うケースは多々存在します。その際に、申請から承認・決裁に至るまでに多くの担当者が関与するほど、 決裁までの時間や工数が多く必要になります。

場合によってはすんなり決裁されず、却下や差し戻しされることもあり、回覧やチェック依頼、共有確認なども含めれば決裁までに1週間以上かかることも少なくありません。このような申請稟議業務を、クラウドワークフローシステムを活用することで、申請・稟議といった業務フローをデジタル化し、業務効率化を図ることができます。

このクラウドワークフローシステムとして注目を集めているのがGluegent Flow(グルージェントフロー)です。Gluegent Flowでは、ノーコードで簡単に申請フォームや承認経路を作成可能。多くのテンプレートがあらかじめ用意されており、すぐに作成・利用が可能です。

今回は、Gluegent Flowの機能や導入メリットなど、稟議申請業務の効率化につながる特徴について解説していきます。記事の後半では、開発元であるサイオステクノロジー株式会社の松本 明丈さんにお伺いしたプロダクトのインタビューについてもご紹介します。

Gluegent Flowとは

Gluegent Flowは、サイオステクノロジー株式会社が提供するワークフローに特化したクラウド型システムです。Google WorkspaceやMicrosoft 365といったグループウェアと連携可能。どちらも拡張アプリケーションとしてアカウント連携されており、ユーザーは個別にログインする必要なく、快適に利用できます。

スマートフォン向けのアプリも提供されており、テレワーク(リモートワーク)が普及する昨今において、場所を問わずWeb上で書類の申請から承認、決裁が簡単に完結できることから、多くの企業で導入されています。

申請する書類のフォーム作成や承認ルートの設定もノーコードで作成可能。また、柔軟にカスタマイズできるテンプレートが多数用意されており、自社の用途やルールに応じて自在に設定することができます。

申請業務は、経費の申請から契約書の稟議決裁、人事関連書類の申請など多岐にわたりますが、Gluegent Flowであれば、用途に応じて申請フォームを変えたり、承認のルートに中間承認者を追加するなど数に制限なく設定が可能です。

前時代的に紙ベースで対応していると、担当者の承認までに時間がかかったり、進捗管理が不透明になることも起こり得ます。差し戻しなどが発生すれば二度手間になることもありますし、紛失リスクも考えられます。

Gluegent Flowでは、このような手間・コスト・リスクに対してクラウドを活用することで効率化を図り、ワークフローを円滑に進めることが可能です。

 

Gluegent Flowを導入するメリットや料金

Gluegent Flowを導入することで、ワークフローに関する業務を効率化することができます。クラウド型であるため、自社で一からサーバー等の準備を行う必要は無く、初期導入コストも抑えられます。

企業の経理や人事、総務担当者以外であっても、Gluegent Flowによって申請業務に関わる進捗状況を見える化することで、決裁までのスピードを速くすることが可能です。

例えば、営業担当の稟議申請や部門内での休暇申請の承認など、より効率的に申請・承認対応することができ、この結果、日々の業務を円滑に進めやすくできます。また、過去の申請書類などを参考に、新たな書式を作成することも可能です。

その他、Gluegent FlowはChatworkやSlack、LINE WORKSといった他社のコミュニケーションツールとも連携させることができます。申請者が次の承認者に催促したい場合や、決裁者に申請書類が届いた際に通知を出すこともできるため、承認フローを停滞させることなく進めることが可能になります。

Gluegent Flowには、上位版のGluegent Flow Plusというサービスも用意されています。Gluegent Flow Plusは、通常版よりもセキュリティを強化し、独自のアカウント管理機能を搭載しています。

 

Gluegent Flowの料金プラン

Gluegent Flowは、Google WorkspaceとMicrosoft 365といったグループウェアが利用可能。それぞれの料金プランに関しては以下の通りとなります。

利用プラン

1ユーザーあたり
(月額・税別)

1ユーザーあたり
(年額・税別)

Gluegent Flow(for Google Workspace)

300円

3,600円

Gluegent Flow(for Microsoft 365)

300円

3,600円

Gluegent Flow Plus

400円

4,800円

Gluegent Flowの料金は、すべて1ユーザー(ID)ごとの月額費用となり、基本的に初期費用はかかりません。


また、利活用の支援やオンラインサポートの費用なども月額費用に含まれています。ただ、別途Gluegentシリーズのサービス追加等には追加費用がかかります。詳細な料金については一度お問い合せしてみることをおすすめします。

 

機能について

続いて、Gluegent Flowに搭載されている特徴的な6つの機能について紹介していきます。

①60種類以上の豊富なテンプレートと活用しやすいインターフェース

Gluegent Flowでは、稟議申請書類や交通費の清算書類などワークフローに欠かせない申請書類が60種類以上テンプレートとして用意されています。これらのテンプレートを参考に、社内ルールなどと照らし合わせながら活用することができるため、一から関連書類を作成する手間を軽減でき、効率的にワークフローに展開することが可能です。テンプレートを活用すれば、1分程度で申請書を作成することもできます。また、申請も分かりやすいインターフェースで、ITリテラシーが高くない方でも直感的に操作することができます。

②柔軟な承認ルートの設定・カスタマイズ

Gluegent Flowでは、担当者の指定から、肩書きに応じた中間決裁者の追加・変更などを申請者によって設定させることも可能です。ワークフロー業務には、申請書類の形式に応じて承認ルートが異なるケースが多々存在します。このような社内ルールをあらかじめ設定しておくことも可能ですが、申請者によって設定できる汎用性の高さも売りの一つです。

③承認ボタンの名称変更のカスタマイズ

ワークフローには申請や承認、決裁、却下、差し戻しといった承認・決裁者の対応以外にも、回覧申請や承諾、チェック依頼、共有確認、社内確認など様々な表現方法が存在します。このような表現は企業によって異なります。Gluegent Flowでは、社内ルールや風土に応じてボタンの名称もカスタマイズすることが可能です。

④監査向けにも活用できるアーカイブ機能

Gluegent Flowは、アーカイブ機能によって過去の履歴はすべて蓄積されています。ワークフローで申請、承認、決裁された書類は、監査や企業の経営進捗の確認、トラブル時の状況把握などの際に急遽必要となる場合も起こり得ます。そのような際にもアーカイブ機能を活用し、すべての申請データを一括で取り出すことも可能です。

⑤マルチデバイス対応

 

Gluegent Flowは、クラウド型システムであるため、PCだけでなくスマートフォンやタブレットなども利用可能です。場所や時間を問わず関連書類の申請や承認、決裁ができるため、ワークフローを効率化できます。

⑥ブラウザ通知やメール通知機能

Gluegent Flowには、ブラウザやメール宛にアラートを出す通知機能も搭載されています。通知が入ることで、担当者に何の申請が届き、いつまでに承認や決裁するべきかなどが一目で把握することができるようになります。情報の見逃しを防ぎ、ミスやトラブルが軽減するとともに、ワークフロー業務の迅速化に寄与します。

 

Gluegent Flowの特徴

続いて、Gluegent Flowの特徴について紹介していきます。

 

自社に合ったワークフロー構築による業務効率化

Gluegent Flowの一番の特徴は、自社の要望やルール、ニーズに合わせてワークフローの承認ルールをカスタマイズできる点にあります。

申請書類は企業によって様々な形式があり、申請や承認、決裁を行う担当者も、申請書類によって多岐にわたります。これらを一つひとつExcelなどで作成していくことは工数や時間もかかり非効率となります。

法改正や組織変更の変化などにより、急にワークフローの承認ルートを変更する場合も起こり得ます。このような場合であっても、Gluegent Flowなら、承認や決裁者を「ロール(役割、部署単位)」で設定でき、変更対応を最小限にすることができます。

 

Google WorkspaceやMicrosoft 365との連携

Gluegent Flowは基本的にGoogle WorkspaceやMicrosoft 365といったグループウェアと連携して活用できます。

そのため、Gluegent FlowとしてIDやパスワードを設定する必要は無く、既存のGoogle WorkspaceやMicrosoft 365のユーザーに権限を付与する形で活用可能です。専用のパスワードが発生しないため、セキュリティ面で安心でき、また、「パスワード忘れ」の社内問い合わせを受ける必要もありません。

 

企業のペーパーレス化が可能

業種業態問わず紙ベースの書類の確認は軽減する方向にあり、企業のペーパーレス化の動きは加速化しつつあります。

このような中で、Gluegent Flowではクラウド型でワークフローを完結させることにより、企業のペーパーレス化につなげることが可能です。

稟議書や経費精算、決裁書類など、ビジネスシーンにおいて書類の確認は必要不可欠ですが、これらに対して全てデータ管理することができます。

 

この記事のプロダクトについて、もっと知りたい方はこちら

 

 

【開発会社インタビュー】サイオステクノロジー 株式会社 プロダクトマネージャー・松本 明丈さん

<プロフィール>
松本 明丈(まつもと あきひろ)
1974年4月9日生まれ 
北海道出身
1998年、北海道大学水産学部卒業
1999年、北海道大学水産学部特設専攻科修了
2001年、北海道大学大学院水産学研究科修士課程修了
同年、エスエムジー株式会社(当時)入社。Javaをベースとした通信業界共通APIの開発公開を目指すプロジェクト(OSS through Java)に参加。
2005年、株式会社グルージェント(当時)入社。小規模な小売から金融業まで幅広い業種の顧客へのシステム構築・導入のプロジェクトマネージャを経験。金融業の実験的サービスにおいて、インフラストラクチャの構築を経験。
株式会社グルージェントのクラウドサービス(Gluegentシリーズ)展開の当初より顧客支援分野を立ち上げ。その後、同サービスの導入支援を多数実施。
2021年10月より、Gluegent Flowプロダクトマネージャー。

DXの技術領域に注力し、次世代を支える新製品とサービスを提供するサイオステクノロジー

サイオステクノロジー株式会社のご紹介をお願いします。
サイオステクノロジー株式会社は「世界中の人々のために、不可能を可能に。」をミッションに掲げ、イノベーションによって人々の課題を解決し、より良い社会の実現に貢献する企業です。創業きっかけは、LinuxやJavaなどのオープンソースですが、現在では多くのサービスやソリューションを提供しています。

グルージェントという会社はクラウドサービスを事業として展開をしていたのですが、その他のサイオステクノロジーが行っていた事業と合わせて1つの形になったのが現在のサイオステクノロジー株式会社です

申請・承認・決裁といった一連の業務をクラウド化したワークフローシステム

「Gluegent Flow」の開発の経緯はどのようなものでしょうか?
Gluegent Flowはクラウド上で稼働するワークフローサービスとして今年で11年目と、長く提供させていただいています。

元々は、Googleが、オフィススイート(当時のGoogle Apps。現在のGoogle Workspace)を日本で販売しようとしていました。多くの人が、すでにプライベートでGmailは使っている状況でしたが、ビジネスの現場でそのまま使えるかどうか疑問がありました。

さらに、ワークフローも自社で既存のグループウェアを使って回していたり、紙の帳票も運用されていて、Google Workspaceだけで、ビジネスとするのは、現実的ではありませんでした。

そのため、Google Workspaceの拡張ソリューションとしてGluegent Flowを開発しました。

さらに、Gluegentシリーズとして、当時Googleに不足していた共有アドレス帳やグループスケジュールなどの日本のビジネスマンが普段通りに仕事を続けられるような環境を提供するための拡張ソリューションを提供していました。

確認・申請を定型化、自動化して、生産性向上に寄与

ありがとうございます。続いて、「Gluegent Flow」の概要と特徴を教えてください。
Gluegent Flowは、GoogleWorkspaceやMicrosoft365のアカウントを使って利用することができます。

Gluegent Flowを多くの方が稟議申請業務に特化したシステムだと想定されている方が多いかと思います。
しかし、Gluegent Flowの得意とするワークフローは以下2つがあります。

・稟議申請ワークフロー
・一般業務ワークフロー

1つ目の稟議申請のワークフローは、皆さんもご存知の通り、多くのワークフローシステムでサポートされていて、Gluegent Flowも、得意としています。

稟議申請ワークフローというのを簡単にご説明すると、交通費申請や物品購入申請、新規企画の承認などを権限のある方に対して成果の見込みを伝え、その内容を実行して良いか諮るワークフローのことです。

2つ目の「一般業務ワークフロー」は、稟議を目的としていないワークフローです。Gluegent Flowでは稟議を含まない一般業務でも、多くの方に利用されています。
稟議を含まない業務工程を流す場合や、手順が決まっていて繰り返し行うルーチンワーク、もしくは定型業務などの変化の幅が少なく繰り返される仕事などをモデル化して部署を跨いで確認するような業務に活用できます。

業界は千差万別!全ての企業にお使いたいだけるサービス

なるほど。では、「Gluegent Flow」をどんな方におすすめしたいですか?
Gluegent Flowはクラウドサービスですので、1人から導入をいただくことが可能でお客様の使用規模・方法など柔軟に対応することが可能です。

お使い頂いている業界に関しても千差万別です。経費精算を行う稟議業務フローや一般業務フローなど、会社組織であれば予算承認や担当者への承認を得るなどの業務は、どこの会社にも必ずある業務フローです。

そのため、どのような会社でも、方針として「DXを進めていきたい」と検討をされている方には弊社のGluegent Flowがお力になれます。

例えば、今まで稟議申請を紙で行っていた業務について、Gluegent Flowを導入することで紙からデジタル化することができます。今までは、人がうまく調整をしながら行っていた業務をデジタル化にすることで業務プロセスが整理され、処理効率が上がり、業務効率を上げることができます。

Gluegent Flowは「つながるクラウド」で人と仕事をつなげて働き方を支援

今後の展望について教えてください。
現在の世の中はクラウドサービスの全盛時代となっています。BOXやDropboxなどのモノを保存しておく場所を提供するサービスや、Salesforceといった営業現場に特化したサービスなど、多くの優れた単機能のクラウドサービスが提供されています。

クラウドサービス登場前であれば、システムを導入するための稟議に挙げて決裁を通して導入までするのに半年というような長い時間がかかっていました。現在ではクラウドサービスを導入すれば翌日から利用開始できることがほとんどです。そのため、クラウドサービスは文房具を使うみたいに気軽に買って、使うことができるようになっています。

Gluegent FlowはGoogle Workspaceや、Microsoft 365とも連携をしていますし、電子契約サービスと連携できる機能を提供しています。汎用の外部システム連携機能も用意しています。
そのようなサービスと繋げることによってGluegent Flowは、処理の基盤となり、人間に対してのユーザーインターフェイスにもなることができます。

さまざまなサービスと連携をさせてGluegent Flowの価値を高めることでお客様の仕事の負担を軽減することができて、より付加価値の高い仕事ができるようになるのがGluegent Flowの役割です。

一般業務を「定型業務」と「非定型業務」に分けて捉えると、Gluegent Flowは定型業務で力を発揮するシステムです。
そのため、定型業務はGluegent Flowに任せていただき、お客様には、非定型業務に取り組んでいただきたいと思います。そうすることで効率の良い働き方ができます。

弊社が掲げる「お客様の働き方を支援する」サービスを提供し、もっと多くの良いサービスと繋げることを今後の目標・ビジョンとしていきたいと考えています。

DXを進めたい、業務効率を上げたい企業はお気軽にご相談を

それでは最後に、 Gluegent Flowをご検討の皆様へ、メッセージをお願いします。
Gluegent Flowは今年で11年目の実績の中で多くのお客様のビジネスのお手伝いをしてきたという自負があります。

DXを進めていかなければいけない、業務効率を上げたいけど「こういう機能が欲しい」、「こんなことで困っている」などがあれば弊社にご相談いただければなんでもできると思いますのでお気軽にご相談ください。よろしくお願いします。

この記事のプロダクトについて、もっと知りたい方はこちら

 

この記事を書いた人

Tina

Tina

1990年生まれ、東京都在住のライター。 マーケティングオートメーションやSEO対策に関する記事を中心に幅広い分野の執筆を行う。 英語を得意としており、自身が運営するWebサイトでは英語学習に関する情報発信をしている。これまで10,000本以上を執筆。 現在はUP STORY編集部にてライター・編集に従事。

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