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【RECEPTIONIST】来客業務を約90%削減!効率化を徹底的に追求したクラウド受付システム

近年、新型コロナウイルスの影響や働き方改革などもあり、受付システムの需要が高まっています。業務効率化はもちろん、受付業務をシステムに代用することで人件費を削減できるメリットがあり、多くの企業が導入を進めています。

そんな中、注目を集めているのが株式会社RECEPTIONISTが提供するRECEPTIONIST(レセプショニスト)です。

RECEPTIONISTは、日程調整から会議室予約・入退室管理、来客受付まで一元管理ができるクラウド受付システム。
大企業からスタートアップまで、従業員数・業界に関わらず6,000社以上の企業で導入されています。

最大の特徴は、受付業務を10年以上経験した“プロの元受付嬢”が考案したサービスであること。

長年培ってきた豊富な経験とノウハウをもとに、受付業務での非効率な業務をシステム化し、本来集中すべき業務に取り組めるよう開発されています。

具体的にどのように業務が効率化されるのか、導入費用やサポート体制などについても知りたい担当者様も多いと思います。

そこでこの記事では、受付システムRECEPTIONISTの概要や特徴をお伝えするとともに、開発元の株式会社RECEPTIONIST・代表取締役CEO 橋本真里子さんにインタビューした内容についてもご紹介していきます。

RECEPTIONISTとは

RECEPTIONISTは、日程調整から会議室予約・入退室管理、来客まで受付で発生するタスクを一元クラウド管理できる受付システムです。

受付は来客対応、内線電話での取次ぎ、スケジュール確認・調整、会議室の確保・案内などやるべき業務は多岐にわたります。特に来客対応や電話の取り次ぎは後回しに出来ないため、その件数は多くなればなるほど対応に追われ、本来集中すべき業務に取り組めないという方も多いでしょう。

そんな状況を解決できるのがRECEPTIONISTです。連携したビジネスチャットやスマホアプリから社内の担当者を直接呼び出すため、電話による取次ぎは不要。来客履歴も自動で保存されるので来客応対の業務負担を大幅に軽減できます。

また、スケジュール調整と当日までのフォローアップを自動化する「調整アポ」も提供されています。面倒な候補日作成や、ダブルブッキング・WEB会議URLの送り忘れ・営業や面談日の入力ミスなどのヒューマンエラーの心配もありません。

さらに、会議室予約・管理システム「予約ルームズ」も提供されています。アプリから会議室の利用状況・空き状況をリアルタイムに把握でき、そのまま予約可能。あらかじめ設定した時間になったら通知が届くので、勝手な延長利用の防止や利用マナーの向上にもつながります。

それぞれのプロダクトでの効率化のほか、3つのサービスを併せて利用することで、日程調整から当日の受付、会議室の予約や管理を一元化して行うことができます。

 

受付業務の課題解決はRECEPTIONISTにおまかせ

RECEPTIONISTは、次のような課題をお持ちの方におすすめです。

 

固定電話を廃止したい

RECEPTIONISTは内線電話の代わりにiPadを使用し、お客様が担当者を直接呼び出せるツールです。

内線電話の設置や社員の座席の固定が不要になるため、業務効率アップのワークスタイルが実現できます。

 

紙ベースでの情報管理をやめたい

受付票の記入や来客履歴などを紙ベースで情報管理している企業は多いと思いますが、紛失してしまうトラブルも少なくはありません。また、どうしても記入の時間がかかり、用紙にかかる費用・管理コストも発生します。

RECEPTIONISTでは、受付表の記入を省略し、来客履歴をすべてクラウド上で管理できるため、そのようなリスクや手間を省けます。用紙も不要なため、コスト削減にもつながります。

 

ここで触れているのは記入と用紙のコストなので、関連性がない印象でした。可能でしたら削除をお願いいたします。

 

来客のコロナ対策を徹底したい

RECEPTIONISTでは、二次元コードを読み取るだけで受付処理が完了します。来客者はアポイントメント登録時に届くメール内の「バーコード」をかざすのみ。

直接iPadに触れないため、感染症対策としても効果が期待できます。

 

特徴的な3つの機能

RECEPTIONISTでは、便利な機能が数多く用意されています。その中でも特徴的な3つの機能についてご紹介します

 

入館シール発行機能

受付時にネックストラップ付の入館証で社員と区別している企業も多いと思います。しかし、有人の受付を導入している企業は多くないため、区別を徹底することは難しいでしょう。

その点、RECEPTIONISTの入館シール発行機能を使うことでお客様なのかもしくは社員かの判別が簡単にできるようになります。

iPadで受付後、入館証としてシールが印刷されるので、ホルダーに入れて首から下げたり、お客様に洋服の上に貼っていただいたりすることができます。

一般の来訪者であれば「VISITOR」、面接の方であれば「JOB INTERVIEW」、セミナー出席の方は「セミナー参加」など表示されるラベルも設定できるため、どのような目的で来た人かが一目でわかります。

 

ホールディングス機能

1つの拠点に複数の関連会社が入居している場合は、ホールディングス機能を活用することで、1台のiPadだけで複数企業の受付対応が可能になります。

グループ会社ごとにRECEPTIONISTアカウントを登録し設定することで、それぞれが別々のチャットツールを使っていても利用できます。

 

カスタムボタンの階層化

受付時に使用するiPad画面は、ボタンのラベル名や通知先を自由に設定ができるだけではなく、ボタンの階層化も可能です。

カスタムボタンは最大4個、サブカスタムボタンを最大12個まで設置できます。

面接で新卒と中途採用の階層を分けたい、配送業者専用のボタンを作成したいなど、自社の受付状況に合わせてカスタマイズできます。

受付・来客応対でかかる時間が短縮されるため非常に効率的です。

 

RECEPTIONISTの3つの特徴

RECEPTIONISTの特徴について3つご紹介します。

 

受付嬢歴10年以上のプロが考案

最大の特徴は、10年以上にわたり受付業務に従事した代表・橋本真里子さんが考案したサービスであること。

1日平均500人、月間10,000人、延べ120万人もの接客経験を通して確立した独自のノウハウを活かし、効率的な受付フローを設計。“受付から内線を無くすと、来客応対はもっと快適に”をコンセプトに開発されています。

現在6,000社以上の導入実績があり、クラウド受付システムシェアNo.1、ITツールのレビューサイト「ITreview」では14期連続で認知度・満足度がともに高いLEADERを獲得するなど、多くの有名企業から信頼を集めています。(2022年10月現在)

 

来客を担当者に直接お知らせ!取次ぎは不要に

従来の受付は、お客様が来訪のたびに社員が業務を中断し、担当者に取次ぎする必要がありました。来訪の件数が多くなれば、その分本来やるべき業務に取り組めなくなってしまい生産性の低下につながってしまいます。

RECEPTIONISTは、お使いのビジネスチャットや専用スマホアプリを使うことで担当者に直接通知するため、取次ぎが不要になります。

スムーズな対応により、お客様をお待たせすることもありません。さらに、来客業務の負担を大幅に削減できます。

 

無料トライアルがある

RECEPTIONISTでは、無料トライアルが可能です。

ビジネスチャット連携(全10種類)はもちろん、受付コード発行、来訪者記録管理、調整アポ、完全タッチレス受付(非接触)、 ホールディングス機能全ての機能を無料で試すことができます。

導入後すぐに使いこなせるか心配という方は、トライアル期間で使用感を確認できるので安心です。

 

この記事のプロダクトについて、もっと知りたい方はこちら

 

 

【開発会社インタビュー】株式会社RECEPTIONIST・代表取締役CEO 橋本真里子さん

<プロフィール>
2005年6月にトランスコスモス株式会社の受付として従事。その後、株式会社USEN、株式会社ミクシィ、GMOインターネット株式会社など大手企業にて受付リーダーとして組織運営、人材育成などを担当。1日平均500人、月間10,000人、延べ120万人もの接客経験を通して確立した独自のノウハウを活かし、2016年1月にディライテッド株式会社(2020年3月1日に「株式会社RECEPTIONIST」へ社名変更)を設立し、翌2017年には“受付から内線を無くすと、来客応対はもっと快適に”をコンセプトに作られたクラウド受付システム”RECEPTIONIST(レセプショニスト)”をリリースした。

受付、日程調整、会議室管理の効率化ツールを提供中

自己紹介をお願いします。
株式会社レセプショニストで代表をしております橋本と申します。

私は企業の受付嬢という仕事を10年以上経験してまいりました。受付を取り巻く課題や受付から新しい価値が提供できるのではないかという思いを持って、2016年1月にこの会社を創業しております。現在は7期目になります。
会社概要について教えてください。
現在はクラウド受付システム『RECEPTIONIST』を中心に、日程調整を効率化する『調整アポ』、会議室管理を効率化する『予約ルームズ』という3プロダクトを提供しています。

従業員は今50名ほどで、VCの方から投資もいただきながら、会社を成長させている状況です。

プロダクト開発に受付現場の経験者が関わる信頼感

プロダクト概要について教えてください。
企業の入り口に設置されている内線電話の代わりにiPadを置いていただいて、そのiPadからお客様が担当者を直接呼び出せるツールになっています。

内線電話ですと、どうしても取次ぎが発生してしまいます。しかし我々のプロダクトをご利用いただくと、取次ぎがなくなり来客情報をすべてデータ化できるメリットを提供できるプロダクトとなっています。
RECEPTIONISTにはどのような特徴があるのでしょうか。
一番の特徴は、通話を使わない点です。通話を使ってしまうと、内線電話と機能が変わらなくなってしまい、履歴も残しづらくなってしまいます。弊社は基本的に通話を使わないことをコンセプトにしています。

もう一つは、やはり受付の現場を長きにわたって経験してきたものがプロダクト作りに関わっている点です。なかなかない形なので、お客様に信頼いただけている部分だと思っております。

平等な労働環境の構築に高い相性の良さ

どのような方々がターゲットなのでしょうか。
現在は業種・業界規模問わず全国、さらには一部海外でお使いいただいているケースもございます。その中で最近増えてきた事例としては、有人の受付と併用してご利用いただくパターンも多いです。

また、リモートワークとオフィスワークのハイブリッドワークになった際に、平等なリモートワークを実現するために、総務の方がRECEPTIONISTを導入するといったような流れもあります。

働き方の効率化や、オンライン・オフライン関わらず、平等にみんなが働ける環境を構築されたいと考えておられる企業様には非常に相性の良いプロジェクトだと思います。

総務やアシスタントの方に感謝の言葉が届く文化作り

お客様のよくある課題とその後の変化について教えてください。
一番多いのが、来客のたびに発生する取次ぎから解放されたいという課題です。

最も印象的だったのが、“自分の来客は自分で対応する”という、言われてみれば当たり前のことができていなかったということ。

そこにRECEPTIONISTを導入して自分の来客を自分で対応するようになって改めて、今まで取次ぎを対応してくれていた総務の方やアシスタントの方に、感謝の言葉が届く文化作りにもお役立てをいただいたりしています。

また、固定の席を持たないフリーアドレスを使用する企業様が多く、内線電話や固定のものがあるとフリーアドレスがなかなか実現できないので、その課題解決のためにご導入いただくケースも非常に多いです。

オンライン・オフライン両面から働き方の効率化

今後の展望について教えてください。
現在クラウド受付システムRECEPTIONISTがメインの事業ではありますが、日程調整を効率化する『調整アポ』も提供しています。元々来訪がメインだった時は、受付システムだけでもかなり効率化ができたと思います。

しかし、オンラインでのコミュニケーションも増えています。どんな場面でも必要な日程調整の側面から、オフラインワーク・オンラインワークどちらでも、弊社のプロダクトを使って働き方を効率化していただきたい思いで、今注力しているプロダクトの一つになります。
RECEPTIONISTを使っていただきたい方々へメッセージをお願いします。
“クラウド”と付くと難しい、または導入コストが高いと思われるお客様がいらっしゃると思いますが、RECEPTIONIST自体は導入も運用のコストもなるべく下げられるように作っています。

弊社のプロダクトは、継続率が99.5%(2022年上期実績)と非常に高い数字を維持していますので、それぐらい一度導入するともうなかった時には戻れないプロダクトです。

少しでも興味があればぜひ一度お声がけをいただければと思います。

この記事のプロダクトについて、もっと知りたい方はこちら

 

 

この記事を書いた人

Tina

Tina

1990年生まれ、東京都在住のライター。 マーケティングオートメーションやSEO対策に関する記事を中心に幅広い分野の執筆を行う。 英語を得意としており、自身が運営するWebサイトでは英語学習に関する情報発信をしている。これまで10,000本以上を執筆。 現在はUP STORY編集部にてライター・編集に従事。

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