ペーパーレス化が問われる昨今において、多くの企業において様々な業務をクラウドで管理できるツールが求められています。
顧客別の案件管理や問合せ管理、日報や報告書、プロジェクト管理、売上や受発注の管理などビジネスシーンにおいては様々な業務に関するデータを作成する機会があり、その都度ExcelやPowerPointなどで作成し、紙で印刷して確認したり、メールで送信したりといった作業を行う必要がありました。ただ、このように一つ一つを手作業で作成するには限界があり、またこれらをそれぞれのツールを活用して管理・運用することはミスが生じやすく、非効率でもありました。
このような企業における業務に対して、アプリを活用し効率化することで作成・管理・運用まで展開できるツールが、サイボウズ株式会社が提供しているkintoneです。kintoneはクラウド上で展開できる業務アプリとなります。昨今テレビCMなどでも目にする機会も多いですが、Excelなどの表計算の効率化だけでなく、ビジネスシーン全般に活用できる機能が多く搭載されています。
今回は、このkintoneの概要や特徴、導入におけるメリットや注意点などについてポイントを中心に紹介していきます。
目次
kintone（キントーン）とは
kintone（キントーン）とは、サイボウズ株式会社から提供されている、様々なビジネスシーンにおける業務をアプリとして簡単に作成・管理・運用できるクラウド型のサービスです。2011年にリリースされて以降、多くの企業で採用されており、2022年4月時点での導入企業は24,500社を超えています。
カスタマイズのしやすさやアプリ作成における自由度が高い点が魅力の一つで、プログラム要素を介さずに作成できることから、開発に関する知識が無い方でも比較的簡単に操作するだけで業務用アプリを構築することが可能です。作成した業務アプリは、企業内の部署やチーム、プロジェクト等で共有して活用することができ、プラットフォームとしての活用も可能です。
サイボウズ株式会社とは？
サイボウズ株式会社は、1997年に創業して以来、国内のグループウェア市場において高い地位を築いております。特に「サイボウズ Office」というグループウェアを中心に、グループウェア市場で10年連続No.1のシェアを獲得しています。
また、「サイボウズ Office」以外にも大企業向けの管理運営機能などを備えた「Garoon」や、「メールワイズ」と呼ばれるメール共有アプリなども開発・提供しています。
kintoneとサイボウズ Officeの違い
kintoneもサイボウズ Officeも、どちらもサイボウズ株式会社が提供しているツールとなりますが、どのような違いがあるのでしょうか？
この2つの大きな違いは、カスタマイズの性能にあります。基本的にサイボウズ Officeには、グループウェアとしてビジネス管理運営していく上で必要な機能が既に搭載されています。
一方で、kintoneは自社のビジネスシーンにおいて必要な機能に対して、アプリを選びながらカスタマイズしていくことで管理運営することができます。
大手企業ではkintoneとサイボウズ Officeのどちらも導入し、用途によって使い分けているケースもありますが、汎用性という面ではkintoneの方が活用しやすい特徴があります。
kintoneで出来ることとは？
kintoneは、操作性に優れた様々なビジネスシーンに対して、業務効率化につながるアプリを開発するプラットフォームになります。プログラムを組む必要は無く、指定の業務やそれに関する希望項目を選択していくだけで作成することが可能です。
例えば、案件や進捗管理、日報や報告書のフォーマットなどが比較的簡単に誰でも作成することができます。作成したアプリや情報は社内で共有できるため、目的に応じた連携もスムーズになります。
さらに、kintoneはクラウド型のサービスとなりますので、外出先や在宅であってもインターネット環境さえあればいつでも場所を選ばず活用することもできます。このようなkintoneの特徴をふまえ、具体的にどういった業務効率化に活用できるのか、次項にて一部紹介していきます。
①業務アプリの作成
先ほども紹介した、業務アプリの作成が簡単にできる点がkintoneの大きな特徴であり、業務効率化につながるポイントでもあります。
顧客別の案件管理や問合せ管理、日報や報告書、プロジェクト管理、売上や受発注の管理などビジネスシーンにおいては様々な業務に関するデータを作成する機会があり、これらを効率化させるためには、専用の業務管理ツールを用意する必要があります。
これがkintoneではアプリ化して展開することで最適化できます。
業務アプリの作成には、サンプルとなるフォーマットをもとに作成したり、CSVやExcelデータを読み込ませて作成、必要項目を組み合わせて作成、といった形で簡単に構築することが可能です。プログラミングやHPにおけるコーディングのような作業は発生しませんので、知識や技術が無い方でも視覚的に操作しながら業務アプリを構築することができます。
②データの集計やグラフ化
①のようにkintoneで作成した業務アプリでは、日付や数値などのデータを自動で集計し、集計した結果は表やグラフなどでまとめてくれる機能が搭載されています。このようなデータはCSVなどで出力することも可能です。
ビジネスを行う上で様々な数値を管理することは多くあります。このような場合によく使われるのがExcelになりますが、Excelや表計算ソフトは複数人が関わるプロジェクトやタスクになればなるほど煩雑になり、どれが最新なのか、どれが正しいのか分からなくなることも少なくありません。これもkintoneで作成した業務アプリで構築すれば、作成だけでなく社内メンバーとの共有も一元管理することが可能になります。
③コミュニケーション機能
kintoneには、業務アプリの作成以外に「スペース」と呼ばれるコミュニケーション機能が搭載されています。このスペースを活用することで、業務に応じた部署やプロジェクト、チーム単位でスレッドを立てることができます。
参加メンバーは、その中で情報共有や連絡を行うことができますので、毎回メールのやり取りを行う必要もなくなります。
④クラウド型での情報共有
概要でもふれたように、kintoneはクラウド型のサービスとなります。インターネット環境さえあればどこでも場所を問わず活用することが可能です。
昨今、働き方改革や新型コロナウイルスの影響などもあり、在宅で仕事を行う担当者も非常に多くなってきています。そのような中で、PCに紐づけられたサービスではなく、クラウド上で管理・運用できる点は情報共有の面で非常に利点となるでしょう。
⑤カスタマイズのしやすさ
kintoneはプラグイン機能を使うことで、自社の目的に応じて自由に機能をカスタマイズすることが可能です。
汎用性が高いため、一度作成した業務アプリも用途に応じて追加・修正、変更等がしやすい点も大きなポイントです。自社で作成したCSSファイルやJavaScriptなどのデータを読み込ませ機能を拡充することもできます。
kintoneの特徴・メリット
続いて、kintoneの特徴とメリットについても紹介していきます。
①Excelや表計算ソフトからの脱却
昨今よく目にするテレビCMの中でもうたわれていますが、kintoneを導入することでExcelや表計算ソフトなどから脱却できる点が大きな特徴・メリットの一つです。
データベース管理を行う上で、Excelを活用する企業はまだまだ多くあります。これが業務アプリで構築することで、無理やりExcelなどで展開していた管理から解放され、ストレスなく管理運用を行うことができるようになります。
②社内ネットワークの構築
kintoneは①のようなExcelや表計算ソフトから脱却し、業務アプリを通じて管理運用体制を効率化するツールというイメージがありますが、それだけではありません。
もう一つの特徴が、できることの中でも紹介したコミュニケーションやコミュニケーション機能に代表される社内ネットワークの構築です。
ビジネスシーンにおける様々なデータファイルを、社内の部署やプロジェクト、チームなど指定したメンバー内で共有できる機能があるため、プロジェクト案件やタスクなどを効率よく進めることが可能になります。
各テーマに応じたスレッドを立て、メールではなくコミュニケーション機能を活用してやり取りを行うことで、共有から確認の手間を簡略化させることができます。情報共有において、複数のツールを介した運用ではどこかでミスが生じやすくなります。1つの場所で一元管理出来る点は、kintoneの大きな特徴でありメリットにもなるでしょう。
③柔軟なカスタマイズ
ビジネスを行う上で、案件やプロジェクトに応じて必要な情報は随時異なり、都度新しい機能やアップデートは求められます。
一般的に業務効率化に伴うツールは、一度構築するとなかなか追加・修正には時間と工数がかかる場合が多くなります。ただ、kintoneでは大小問わず柔軟なカスタマイズが可能です。利用者目線でカスタマイズは比較的簡単に行うことができるため、業務フローが変わったり、急な案件に応じたカスタマイズなどにもスムーズに対応することができます。
④セキュリティ対策
kintoneはクラウド型のサービスとなりますが、大手企業を中心に多くの導入実績があるサイボウズ株式会社が提供しているだけあって、非常に高いレベルのセキュリティ対策が搭載されています。データのやり取りには社外秘なものや機密情報が含まれるケースも多くなります。
クラウド型となるとセキュリティ対策が心配になりますが、この点でも安心できる点がkintoneの魅力でもあります。
⑤良心的なコスト面
一般的に業務効率化に関するシステムを導入するとなると、非常にコストがかかる傾向にあります。自社の要望にあわせて一からシステム開発するとなれば尚更です。
これが、kintoneでは初期費用0円で導入することが可能です。活用するユーザー数に応じた月額制となりますが、費用は1ユーザーあたりスタンダードコースは1,500円（税込1,650円）、ライトコースでは780円（税込858円）となりますので、膨大な費用が発生するというわけでもありません。
さらに、現在トライアルとして初月は30日間無料ですべての機能を活用することができます。システムやツール導入にあたり、自社で本当に活用できるかどうかの事前確認は重要となります。このように良心的なコスト面も魅力の一つでしょう。
まとめ
kintoneは、Excelや表計算ソフトの代わりになるだけでなく、様々なビジネスシーンにおいて発生するデータや情報を一元管理することで、業務効率化につなげることができます。
汎用性の高さから、自社の目的に対して簡単にカスタマイズすることで対応することも可能です。コスト面でも良心的なところから、多くの企業で導入されています。
自社の業務効率化を検討しているのであれば、ぜひ一度検討してみてはいかがでしょうか？
