テレワーク（リモートワーク）需要の高まりにより、企業の勤怠管理も変わりつつあります。
オフィス勤務であればタイムカードや打刻用の端末で勤務時間を正確に測定することができますが、リモートワークとなると専用ツールがなければいつ誰が出勤・退勤したのか把握することができません。また、労働基準法などをふまえた従業員の適正な勤務体系が求められたり、人事業務の効率化を図る上でも、勤怠管理システムに注目が集まっています。
ジョブカン勤怠管理は、リモートワークに対応したクラウド型の勤怠管理システムとして多くの企業に導入されています。これまでのタイムカードや打刻端末による入力ミスや不正を未然に防ぎ、集計や給与などとの連携にも対応し、業務効率化を図る上で効果的な機能が多く搭載されています。
今回は、ジョブカン勤怠管理の特徴から、導入時のメリットや注意点などについてポイントを中心に紹介していきます。
ジョブカン勤怠管理とは？
ジョブカン勤怠管理とは、株式会社Donutsによって提供されているクラウド型の勤怠管理システムです。
業種業態問わず、変形労働時間制やフレックスタイム制、裁量労働制などといった様々な企業の労働環境・勤務体系に対応しているため、自社のニーズに応じて活用することが可能です。リーズナブルな価格設定でありながら、シフト管理に特化した機能が充実しており、アルバイトやパートなどのシフト管理も行いやすい傾向にあります。
ジョブカン勤怠管理は、出勤管理やシフト管理、休暇・申請管理、工程管理の4つの管理機能から構成されており、自社にとって必要な機能だけを選んで活用することが可能です。直感的に操作可能なインターフェースで、スマートフォンからでも利用できるため、ITリテラシーが高くない従業員でも簡単に利用することができます。
打刻方法も多数用意されており、複雑なシフト形態にもカスタマイズしながら対応できるため、これから勤怠管理を導入しようと考えている企業から、既存の勤怠管理を変えたいと思う企業まで安心して導入・活用することができます。また、社会労務士が監修した働き方改革に関連する法律にも対応しているため、法律に則った勤怠管理につなげることも可能です。
料金体系
ジョブカン勤怠管理の初期導入費用は0円です。本格的な導入時には、機能の数×対象人数によって月額料金が決まります。機能の種類は先ほど概要でもふれた「出勤管理」「シフト管理」「休暇・申請管理」「工程管理」の4つに分類されます。工数管理のみでの単独利用はできません。
これに対して利用人数に応じた組み合わせで以下のようなプランが構成されます。
| プラン1 | 機能1種類：200円(税抜)/月（ユーザー1名につき） |
| プラン2 | 機能2種類：300円(税抜)/月（ユーザー1名につき） |
| プラン3 | 機能3種類：400円(税抜)/月（ユーザー1名につき） |
| プラン4 | 機能4種類：500円(税抜)/月（ユーザー1名につき） |
月額最低利用料金は2,000円(税抜)からとなり、初期の設定も18万円からのお申し込みで遠隔から代行してもらうことが可能です。
また、初回30日間は全機能を無料で使うことも可能です。一部機能制限はありますが、4つの機能をいくつ選択しても30日間は無料で活用することができます。
ジョブカン勤怠管理導入のメリット
次に、ジョブカン勤怠管理を導入するメリットについて紹介していきます。
①勤怠管理におけるミスや負担の軽減
ジョブカン勤怠管理では、PCやスマートフォンからの打刻以外にもICカード打刻や指静脈による打刻、GPC付きの打刻、SlackやLINEからの打刻など様々な打刻方法が用意されています。
従来のタイムカードを活用した打刻やExcel管理では、読み取りミスや記入漏れ、不正な申請などが起こりやすい課題がありましたが、このようなミスや不正を未然に防ぎ、効率的な勤怠管理につなげることが可能です。
また、スマートフォンやタブレットをはじめ、LINEやSlackといったアプリからも簡単に打刻することができるため、打刻を行う従業員の負担も軽減され、業務効率化とともに生産性の向上にもつなげることが期待できます。営業職であれば直行直帰であっても不正を疑われることもなく、安心して業務を遂行することができ、ワークライフバランスの面でも効果的です。
②勤怠管理と給与管理の作業効率化
ジョブカン勤怠管理は、「マネーフォワードクラウド給与」や「クラウド給与計算ソフトfreee」といった一般的な給与管理ソフトやシステムとも簡単に連携させることが可能です。
人事担当者が、勤怠管理システムに登録された従業員一人ひとりの出退勤時間を、一つ一つ給与管理システムに打ち込む必要がないため、効率的に給与管理につなげることができます。
③社労士が監修するシステムで最新の法改正にも対応可能
ジョブカン勤怠管理には、社会保険労務士が監修した機能が多数搭載されています。近年の働き方改革によって、雇用制度や労働基準法、36協定など法改正は適宜行われるようになってきています。
このような労務関連での対応も社労士によって随時対応されているため、安心して日々の勤怠管理に活用することが可能です。実際にジョブカン勤怠管理は、1,000人以上の社労士の方にも導入・活用されています。
また、法改正をふまえ、従業員の年次有給休暇の管理や申請状況、取得日数、残日数などはリアルタイムで確認することができ、且つ消化できていない従業員には自動でアラートを通知することも可能です。時間外労働に関しても、日別や月別に過去の勤務状況を遡り、残業状況を確認できるため、従業員一人ひとりの過度な労働を抑制することにもつなげられます。
④豊富な機能から必要な分だけ選択して活用可能
ジョブカン勤怠管理では、出勤管理、シフト管理、休暇・申請管理、工数管理の4つの機能の中から、自社にとって必要な機能を組み合わせて活用することができます。そのため、無駄な費用を抑え効率よく運用することが可能です。
従業員の打刻方法に関しても、ICカードから指静脈認証、GPS、Slack、LINEなど6種類から選ぶことができるため、自社のニーズや状況に応じた活用につなげることができます。特にLINE打刻に関しては、従業員がLINE上で「打刻」と入力するだけで簡単に勤怠管理できるため、多くの企業で活用されています。
また、複雑なシフト管理であっても希望シフトを簡単に作成し、従業員同士でシェアすることも可能です。作成したシフトは、実績データとともにExcelなどで出力もできるため、給与計算や予実管理にも簡単に連携させることができます。
⑤サポート体制の充実
万全のサポート体制も、ジョブカン勤怠管理を導入するメリットの一つです。
一般的なシステムに関する電話やメール、チャットを活用したサポートは、全て月額費用内にて利用することが可能です。単純な質問に対する回答以外にも、細かなカウンセリングや直接サポートなどにも対応しており、導入担当者も安心して依頼することができます。
また、一部有料ではありますが、初期設定の代行サービスも用意されています。従業員の情報や労働環境に応じたカスタマイズ、設定後の承認フローなど、初期設定の段階では不明瞭な点も多くありますが、この点も代行して依頼することが可能です。
⑥企業サポートも充実！他ジョブカンシリーズが1年間無料で利用可能
設立後3年未満の企業がジョブカン勤怠管理を導入すると、起業支援プログラムとして関連するジョブカンシリーズを1年間無料で活用することができます。
ジョブカンシリーズには、勤怠管理以外にもワークフローや経費精算、採用管理、労務HR、給与計算といったバックオフィス業務を最適化するサービスが多くリリースされています。これらを1年活用できることは、起業したばかりの企業にとって雑務の効率化が図れ、本来のコア業務に注力することも可能になります。
ジョブカン勤怠管理導入時の注意点
続いて、ジョブカン勤怠管理を導入する際の注意点についても紹介していきます。ジョブカン勤怠管理にはメリットだけでなくデメリットも存在します。以下のデメリットは注意点として考慮しておくと効果的です。
①打刻の修正に手間がかかる
ジョブカン勤怠管理では、日に1回目の打刻は勤務開始となり、2回目の打刻は勤務終了を表します。そこに3回目の打刻を行うと自動で休憩に変更されてしまうため、一度間違えたり打刻を忘れると、出退勤と休憩が混在してしまい、1件ずつ修正しなければなりません。
慣れていけば効率的に運用することも可能ですが、とはいえ打刻を都度修正する手間が発生する点は考慮しておく必要があります。この点は、30日間の無料トライアル期間を活用し、実際に試してみると効果的です。
②一部機能には指定された打刻機器が必要
ICカードや指静脈認証といった打刻は、ジョブカン勤怠管理ならではの打刻方法となりますが、この手法で打刻を行うためにはジョブカン経由の打刻機器のレンタル及び購入が推奨されています。そのため、専用機器を借りる（購入する）コストが発生するため注意が必要です。
また、ジョブカン以外で購入した打刻機器を活用することもできますが、こちらの動作保証はされていません。そのため、現在使用している機器をジョブカン勤怠管理で活用する際には、必ず動作確認を事前に行っておくと効果的です。
③マルチデバイスからの打刻には通信環境が必要
これは、他のクラウド型の勤怠管理システムでも同様ですが、外部から勤怠管理を行う場合、オフラインでは打刻を行うことができません。
通信環境が整っていない場所では上手く打刻ができず、従業員が困るケースも起こり得ますので注意が必要です。
④初期設定に時間がかかる
こちらも他のクラウド型の勤怠管理システム同様で、初期設定には時間を要する可能性が高くあります。自社に合わせた設定を行うためには、従業員の登録や雇用形態の設定、承認・集計フローの用意など様々な設定が必要になります。
ジョブカン勤怠管理では、初期設定も簡単に設定できるようインターフェースが整っておりますが、それでも初期段階では時間がかかる点は考慮しておく必要があります。
ジョブカン勤怠管理の導入に向いている企業
最後に、ジョブカン勤怠管理の導入に向いている企業についても紹介していきます。中小企業を中心に現在までにシリーズ累計で15万社以上の導入実績があるジョブカンですが、ジョブカン勤怠管理は以下のような企業に向いています。
①従業員数が多い企業
ジョブカン勤怠管理は、プランにもよりますが1ユーザーあたりの料金が比較的安い傾向にあるため、従業員数が多い企業にとっては効果的です。
従業員数が増えれば、その分勤怠管理における入力ミスや集計漏れ、不正などが起こりやすくなります。その点、細かな打刻設定ができ、集計も簡単なジョブカン勤怠管理は適しているでしょう。
②シフト管理や労働基準が細かく複雑な企業
正社員だけでなく派遣社員やアルバイト、パートなどが多く、それに伴ってシフト管理や労働基準が複雑な企業も、ジョブカン勤怠管理を導入すると効果的です。
ジョブカン勤怠管理には細かな勤務時間に対応できる打刻機能や、シフトも自動で一括作成できる機能などが搭載されているため、勤怠に関する細かなカスタマイズも行うことができ、手間を大幅に削減することが可能です。
③働き方改革にもとづく労務管理を行いたい企業
社労士が監修するジョブカン勤怠管理は、働き方改革にもとづく法改正にも対応しており、様々な労務管理に関する課題を解決することも可能です。
1,000人以上の社労士に実際に利用されている点も安心材料の一つです。
④外国人の従業員を多く抱える企業
現在、国内では日本人だけの企業よりも外国人労働者を多く抱える企業の方が増えつつあります。そのため、外国人労働者に向けた勤怠管理の需要も高まっています。
ジョブカン勤怠管理では、打刻をはじめ勤怠管理する画面の言語を、日本語以外に英語や中国語（簡体字・繁体字）、ベトナム語、タイ語、韓国語、スペイン語などに切り替えることが可能です。
管理者だけでなく、従業員がそれぞれ母国語をもとに勤怠を申請することができるため、外国人労働者を多く抱える企業でも安心して活用することが可能です。
最後に
昨今の働き方改革によって、様々な職種や用途に応じた勤務体系が業種業態問わず増加傾向にあります。このような複雑なシフトに応じた勤怠管理は重要度が増し、勤怠管理システムの中にも多機能のものが増えてきました。
ジョブカン勤怠管理は、このような中で、様々な打刻方法や複雑なシフトにも対応できるシステムとして注目されています。
従業員一人当たり月額200円から利用できるにもかかわらず、勤怠管理に欠かせない機能が網羅されているため、打刻ミスや集計漏れ、不正などを未然に防ぎ、人事担当者の業務効率化につなげることができます。
今回紹介した内容も参考に、自社にとって効率化が図れる勤怠管理につなげていきましょう。
