ビジネスを円滑に進めるためには、日々のスケジュール管理が必要不可欠です。
業種業態に関わらず、どのような業務であっても打ち合わせから納品や完了報告に至るまでに様々な工程・項目が存在します。それらを日々抜け漏れなく進めていくためには、期限を定め、スケジュール管理を徹底していかなければなりません。このようなスケジュール管理を効率的に行う上で、カレンダーソフトやスケジュール管理ツールの導入は効果的です。
カレンダーソフトでは、日々の細かい業務をスケジュール管理するだけでなく、タスク管理やToDo管理、アラート設定などによって納期遅れやトラブルを未然に防ぐことが可能。昨今ではスマートフォンやタブレットなどマルチデバイス対応できるものも多く、ビジネスを効率的に進めるために多くの企業で導入されてきています。
とはいえ、「カレンダーソフトはどういうもの？」「スケジュール管理ツールの違いが分からない」「おすすめのツールや機能は？」などと悩まれる担当者も少なくありません。そこで今回は、カレンダーソフトの概要やメリットの他に、特徴などとあわせUPSTORY編集部がおすすめするツールについても紹介していきます。
目次
カレンダーソフトとは？
カレンダーソフトとは、手帳のようにカレンダーやメモをPCやスマートフォンで管理するソフトのことを指します。デバイスや用途によって、スケジュール管理ツールやカレンダーアプリのように呼ばれることもあります。
日々のスケジュール管理は、従来であれば自身の手帳に手書きで記入するケースが一般的でしたが、スマートフォンの普及などもあり、昨今ではアプリやWeb上で管理する傾向も増えてきています。
アプリやWeb上でスケジュールを管理することができると、関連するメンバーとのカレンダーの共有や、スケジュールの追加変更対応、打ち合わせなどでの参加者の出欠確認、会議室の予約など、手帳では賄いきれない対応もすぐに行うことが可能になります。
手帳を1年ごとに買い替える必要もなく、重要事項や数年前の予定の確認も容易に行うことができます。また、カレンダーソフトではスケジュール管理以外にもタスク管理やToDo管理、アラートやリマインダー設定、付箋の挿入、ガントチャート作成なども可能になります。
単に予定管理に留まらず、業務効率化につながる機能も多数搭載されているため、ビジネスを円滑に進めやすくなります。
タイプ別にみるカレンダーソフトの種類
続いて、カレンダーソフトの種類について紹介していきます。カレンダーソフトは、タイプ別に以下の4つに分類されます。多くのカレンダーソフトは複数のタイプの機能を網羅して搭載している傾向にもありますが、主要なタイプや機能などがどういったものなのか、比較検討する上で参考にすると効果的です。
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■カレンダー形式のタイプ カレンダータイプのソフト・ツールは、スケジュールが可視化して分かりやすい特徴があります。従来から手帳に慣れているような方にとっては、視覚的にも同じ感覚で活用することができるためおすすめのカレンダーソフトとなります。 日別に時間軸が設けられているものも多くありますが、日によって業務量が異なったり、1日のタスクが細かく発生する場合には、ごちゃごちゃしてしまい却って見にくくなる可能性もあります。個人的なスケジュール管理として活用する上ではおすすめですが、タスクを他のメンバーと共有する上では活用しにくい場合もありますので注意が必要です。 |
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■タスク・ToDoリスト形式のタイプ タスク・ToDoリストタイプのカレンダーソフトでは、日々の業務でやるべき項目をリストとして洗い出すことで、今何をすべきか明確にした上でビジネスを進めることができる特徴があります。タスクを箇条書きにし、達成したらチェックを入れながら管理することで、抜け漏れを防ぐことが可能になります。 ソフト・ツールによっては洗い出したタスクやToDoに対して優先事項や期限を設けることができるものもあるため、日々の業務を円滑に進める上ではおすすめのタイプとなります。 |
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■ガントチャート形式のタイプ ガントチャートとは、横向きの棒グラフのような形式で主に納期に向けて日別の業務の進捗状況を可視化することができる管理手法のことを指します。縦軸には業務工程や作業項目、タスク内容などを明記することで、いつまでに何を完了させなければならないか視覚的に分かりやすく管理することが可能です。 ガントチャートは通常Excelをもとに作成するケースが多くなりますが、都度の編集や更新などに手間がかかる問題があります。ガントチャート形式のカレンダーソフトであれば、項目入力だけでレイアウトなどの調整も可能になるため、効率的にスケジュール管理につなげることができます。 |
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■付箋・カンバン形式のタイプ 付箋・カンバン形式のタイプとは、2つ目に挙げたタスク・ToDoに似た形式のカレンダーソフトとなります。 タスクやToDoをリスト化するものの、付箋のように色分けし、適宜移動させながら管理することができるため、一つひとつの業務内容をより効率的に進められるようになります。業務に応じて重要度や優先度などを可視化できる点も、付箋やカンバン形式ならではの特徴になります。 |
カレンダーソフトの効果的な選び方
続いて、カレンダーソフトの効果的な選び方についても紹介していきます。テレワーク推奨の動きが加速化した昨今において、オンライン上で効率的にビジネスを進めたいニーズも高まり、カレンダーソフト・ツールを提供する会社も増加傾向にあります。その中で、自社の目的に合ったソフト・ツールを選定する上で、以下の要素を参考にするとおすすめです。
①自社の導入目的にあった機能が搭載されているか？
カレンダーソフトは、先ほどふれたタイプ別でも分かるように種類は様々存在します。そのため、自社の使いたい用途に応じたものを選定しないと導入しても使えずに終わってしまうことになりかねません。
例えば、小規模のグループで日々の業務を確認するレベルで活用する場合であれば一般的なカレンダー形式で事足りるかもしれませんが、ガントチャート形式でプロジェクト管理を行ったり、様々な案件を同時にこなす場合にはタスク・ToDoリスト形式の機能が含まれていた方が効果的です。
また、会議室の予約も連動できたり、各種資料の共有まで行いたい場合には、専用の機能が搭載されているか確認しておく必要があります。このように、カレンダーソフトの導入前にはまず自社でどのような活用をイメージしているのか、その上でどういった機能が必要なのかなどを精査しておくことが重要です。
②分かりやすい・使いやすいソフト・ツールか？
カレンダーソフトを活用するユーザーは、社員だけとは限りません。アルバイトやパートのスタッフが活用する場合も想定されます。その場合、ITリテラシーが高くないメンバーでも使いやすいインターフェースと操作性が求められます。
機能が多く搭載されていることに越したことはありませんが、その機能を使いこなせなければ意味がありません。多くのカレンダーソフトでは、本格導入する前にトライアルで試すことができる場合も多くあります。一度試して使用感を確認してみると効果的です。
③導入コストは妥当か？
カレンダーソフトの中には、通常利用は無料で実施でき、人数や機能に応じてオプション費用が掛かるケースも多くあります。
このような場合、無料に収まればいいですが、導入したとしても機能が不十分なため結局使いこなせないことも起こり得ます。必ずしも無料が一番というわけではなく、①や②もふまえコスト感を検討していくことが重要です。
おすすめカレンダーソフト・ツール一覧
最後に、おすすめのカレンダーソフト・ツールをいくつかピックアップの上で紹介していきます。いずれも特徴が異なるため、自社の目的と合わせ比較検討していくと効果的です。
①Googleカレンダー
Googleカレンダーは、Google社の提供する無料のカレンダー・スケジュール管理ソフトです。
Googleアカウントがあれば誰でも利用することができ、PCブラウザだけでなくスマートフォンでも利用することが可能です。Googleアカウントと紐づけ連動できるため、Gmailなどと連携できたり、Googleドキュメントやスプレッドシートといったファイルであれば簡単にメンバー間で共有することもできます。
シンプルで分かりやすいインターフェースと操作性ではありますが、一方でカスタマイズ性は低い点には注意が必要です。
▶Googleカレンダーの特徴
- 誰でも無料で利用可能
- メンバー同士でスケジュールや指定ファイルの共有も可能
- GoogleToDoリストを活用することでタスク管理も可能
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料金 |
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Free |
0円 |
②Yahoo!カレンダー
Yahoo!カレンダーも、Googleカレンダーと同じく誰でも無料で活用できるカレンダー・スケジュール管理ソフトです。カレンダーへの記入はスタンプ機能を活用すれば簡単に追加でき、デザインも自由に変更することも可能です。
また、入力した内容はカレンダー表示とリスト表示に切り替え表示させることができるため、分かりやすいさや操作性の高さから人気の高いカレンダーソフトとなります。一方で、入力した内容のバックアップを取るためには事前にYahoo!IDを取得する必要があり、アカウントを増やしていく手間がかかる点は注意が必要です。
▶Yahoo!カレンダー特徴
- 誰でも無料で利用可能
- 複数のカレンダーを作成・運用することが可能
- デザインのアレンジも可能
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料金 |
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Free |
0円 |
③ジョルテ
ジョルテは、基本機能が無料のカレンダーソフトです。システム手帳をイメージし、タスクやToDoリストの管理もできる機能が多く搭載されています。マルチデバイス対応もしており、社内で登録したスケジュールを共有することも可能です。
自動バックアップ機能も搭載されており、万が一端末が故障・紛失しても他デバイス経由で復元することもできます。通常機能は無料で活用できますが、有料プランに切り替えることで、セキュリティ強化やMicrosoftのOutlookRとの連携、アイコンの着せ替え、EverNoteとの連携なども可能になります。
一方で、多機能がゆえに操作が難しく、ITリテラシーが高くない方にはハードルが高い傾向もあります。
▶ジョルテの特徴
- タスクやToDoリストの管理が可能
- マルチデバイス対応
- 自動バックアップにも対応
| 料金 | |
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Free |
0円 |
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ジョルテプラス |
480円／年 |
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ジョルテプレミアム |
3,000円／年 |
④Time Tree
Time Treeは、通常のカレンダー・スケジュール管理の他に、チャットでのコミュニケーションも可能なソフトです。チャット機能ではスケジュール登録した予定ごとにコメントや伝言を付け加えることができます。情報を共有する機能も充実しており、タスクやToDoリスト以外にもメモや会議の議事録なども簡単に共有することが可能です。
誰でも全ての機能を無料で利用することができるため、スケジュールとともに情報共有を簡単に行いたい場合にはおすすめのソフトとなります。一方で、家族やプライベート向けに作成されているため、ビジネスにおいてはややくだけたインターフェースでもあるため、利用時には注意が必要です。
▶Time Treeの特徴
- スケジュールに対してコメントや画像の共有が可能
- メンバー間でのチャットも可能
- タイムライン機能でタスクやToDoリストを可視化
| 料金 | |
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Free |
0円 |
⑤Microsoft ToDo
Microsoft ToDoは、タスクやToDoリストの管理に特化したカレンダーソフトです。Microsoftのアカウントがあれば誰でも無料で活用できます。
ソフトを開くと登録したToDoリストが表示され、日々の業務内容を瞬時に確認することが可能です。また、タスクやToDoリストは任意でカテゴリ分けできるため、プロジェクトや案件以外にも優先度や重要度に応じて登録することで、業務をより効率的に進めることができます。
シンプルで分かりやすいインターフェースと操作性ではありますが、タスクに対して細かな補足や期限の指定ができないため、活用時には注意が必要です。
▶Microsoft ToDoの特徴
- Microsoftのアカウントがあれば無料ですぐに導入可能
- シンプルで分かりやすいインターフェースと操作性
- タスクやToDoリストに対してカテゴリ分けが可能
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料金 |
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Free |
0円 |
⑥asana
asanaは、世界195ヶ国で導入・活用されているカレンダーソフトです。2019年に日本語版がリリースされ、スケジュール管理だけでなくプロジェクト管理の面でも効率化できる機能が多く搭載されています。付箋・カンバン形式のカレンダーソフトで、タスクを状況ごとに可視化することで分かりやすく管理することができます。
また、プロジェクトのステータスを共有する機能や、タスクの状況をメールでメンバーにお知らせする機能も搭載されています。GoogleカレンダーやSlack、Githubなどと連携させることもできます。基本機能は無料で活用できますが、情報共有できる上限は15人までとなりますので注意が必要です。
▶asanaの特徴
- プロジェクト管理やマネジメントに特化したカレンダーソフト
- カンバン形式でプロジェクトのステータスやタスクを可視化
- 様々な他ツールやアプリと連携可能
| 料金 | |
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Basicプラン |
0円 |
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Premiumプラン |
1,475円／ユーザー／月 |
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Businessプラン |
3,300円／ユーザー／月 |
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Enterpriseプラン |
別途問合せ |
⑦Lifebear
Lifebearは、カレンダーだけでなくタスクやToDoリスト、ノート、日記などが網羅されたカレンダーソフトです。様々な機能が一体化されているため、手帳を活用する感覚でスケジュールを管理することができます。1,500種類以上のスタンプや、20種類以上の着せ替えできるテーマが揃っているため、自分好みにカスタマイズすることが可能です。
マルチデバイスにも対応しているため、いつでもスケジュールやタスクを確認することができます。一方で、Lifebearは個人での利用を想定しているため共有機能は搭載されていません。社内で活用する際には注意が必要です。
▶Lifebearの特徴
- カレンダーやタスク、ToDoなどスケジュール管理に必要な機能を一元管理
- 1,500種類以上のスタンプや、20種類以上の着せ替えテーマで自分好みにカスタマイズ可能
- 共有機能は無いため社内利用には適さずとも個人利用としては効果的
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料金 |
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Free |
0円 |
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ベーシックプラン |
248円／月 |
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プレミアムプラン |
498円／月 |
⑧Senses
Sensesは、企業の営業支援にもつなげやすい機能が多く搭載されたカレンダーソフトです。
メンバー間でのスケジュールの管理・共有以外にも、プロジェクトや案件管理、リスク分析など営業を効率化するための機能が多く搭載されており、付箋・カンバン形式で直感的に進捗状況を把握することが可能。
GoogleカレンダーやOfficeとも連携しているため、ビジネスに欠かせない提案資料や進捗管理表、見積書や発注書なども納期に応じたスケジュールとあわせ簡単に共有することができます。一方で、現在では有料版のみリリースされており、導入に際し事前にコスト面での確認が必要となります。
▶Sensesの特徴
- 営業支援に特化したカレンダーソフト
- プロジェクトや案件管理、リスク分析など営業を効率化することが可能
- GoogleカレンダーやOfficeとも連携可能
| 料金 | |
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スターター |
25,000円／～5ユーザー／月 |
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グロース |
100,000円／～10ユーザー／月 |
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エンタープライズ |
300,000円／～20ユーザー／月 |
まとめ
カレンダーソフトは、日々の業務内容を可視化することで、納期に向けたスケジュール管理を行うだけでなく、手帳と異なりWeb上で管理することで抜け漏れを防ぐことにもつなげることが可能です。テレワークの普及に伴い、業務をより効率的に進めるためには効果的なソフト・ツールとなります。
とはいえ、需要の高まりとともにカレンダーソフトの種類も多岐に渡るため、自社の目的を明確化しておかなければ、導入しても無駄に終わる可能性も高まります。
今回紹介した内容も参考に、カレンダーソフトの特徴を踏まえた上で、業務効率化につなげていきましょう。
