バックオフィス

【WorQ】入退社連携の工数とミスを撲滅!人事総務・情シスの工数を50%削減するタスク管理システム

社員の入退社・異動・休職などの人事対応が発生する度に、書類・備品・PC周りなどの準備タスクが発生します。その管理をExcelまたはスプレッドシートで行っている企業も少なくありません。使い慣れたソフトで管理できる点は良いのですが、人事発令の度に人事・総務部であれば書類等の対応準備、情報システム部であればPCの調達などが発生するため、DXを推進する観点からも企業にとって非効率な部分となっています。

そんな中、今注目を集めているのが株式会社ThinQ Healthcareが提供する「WorQ(ワーク)」です。

WorQとは、100社以上の入退社手続き担当者にヒアリングを重ねながら開発された、人事総務・情シス向けタスク管理システム。多岐にわたる入退社業務の課題を解決することができます。

従来の入退社管理は効率化されずに担当者に任されていることが多く、「対応漏れが多い」「引き継ぎが難しい」「属人化されている」など多くの課題を抱えていました。また、経営陣にとっては課題が見えにくく、工数短縮や効率化は後回しにされがちな業務領域でもありました。

WorQを利用することで、同時並行で進む多くのタスクを漏れなくスマートに管理できます。また、徹底的に人事総務・情シスに寄り添った設計のため、タスク管理システムを使い慣れていない方でも簡単に習熟できます。

今回は、WorQをリリースされた株式会社ThinQ Healthcareの代表取締役である渡邉 昌司さんにインタビューさせていただきました。

WorQの4つの特徴について

バックオフィス業務に特化したタスク管理システムのWorQですが、どのように課題をサポートしてくれるのか、その特徴について見てみましょう。

やるべきタスクを自動で生成

WorQでは定常的に発生するいつもの業務を『テンプレート』として作成することができます。異動、退職、入社など実行したい手続きのテンプレートを選択し、入退社者の名前や内定日、入社日などを入力するだけで、期限や担当者をはじめ、必要な情報がすべて入った状態でタスクが自動生成されます。

「いつ」「何を」すべきか通知で把握

WorQからの通知は今日やるべきタスクの通知、期限切れタスクの通知、締切の変更など多岐に渡ります。メールだけでなく、SlackやChatworkなど各種チャットツールと連携。「記憶する」「思い出す」などの生産性を下げる行動から解放してくれます。

見える化でコミュニケーションコストをカット

WorQ上でタスクの進捗が把握でき、人事総務部と情報システム部などで行われる部署間の進捗確認を9割削減できます。
また、事業部門のマネージャーやメンターなどに個別の権限設定が可能なため、必要な情報のみを簡単に共有することができます。

人事総務・情シスに寄り添った簡単操作

WorQは人事総務・情報システム部に寄り添ったシステムであることを大切にし、徹底的にシンプルなつくりを目指しています。既存の業務システムは難しいと感じる方でも簡単に使えるUIを採用しています。

この記事のプロダクトについて、もっと知りたい方はこちら

 

【開発会社インタビュー】株式会社ThinQ Healthcare 代表取締役 渡邉 昌司さん

<プロフィール>
1981年、東京都生まれ。株式会社Speee取締役。Speee創業期より新規事業開発を担う。
モバイルSEO、SEO、賃貸メディア、イエウール、ヌリカエ、美容系メディア、情報系メディア、医療機関向けコンサルティング、クリニック向け経営管理SaaSなど、様々な業界・種類の事業立ち上げに従事。現在はバックオフィス部門向け入退社管理SaaS「WorQ」を提供するThinQHealthcareの代表取締役として、様々な企業のバックオフィス部門DXを推進中。

ThinQ Healthcareとは

はじめに、自己紹介をお願いします。
株式会社Speeeの取締役、株式会社ThinQ Healthcareの代表取締役を務めております。経歴はSpeeeの創業当時からずっと新規事業開発を担当しておりました。

モバイル・ガラケー・PCのSEO、賃貸メディア、今は形になってきた「イエウール」や「ヌリカエ」などの事業を事業責任者や管掌役員の立場で立ち上げてきました。

現在は、バックオフィス部門に向けた入退社管理領域のSaaSで「WorQ」というサービスを提供しています。
会社概要のご紹介をお願いします。
ThinQ Healthcareは人事総務、情報システム部門向けの入退社タスク管理システム「WorQ」を提供する企業です。東証スタンダード上場の株式会社Speeeの100%子会社として設立をいたしました。

複雑な入退社業務の課題を解決するWorQ

プロダクトをリリースされた経緯や市場でのポジショニングについて教えて下さい。
Speeeは現在不動産DX事業とマーケティングDX事業を基幹事業としています。

マーケティングDXや不動産DXと比較し、バックオフィス部門DXの進化は劣後しています。そこで、バックオフィスDXの進化を進めるサービスを提供したいという想いでThinQ Healthcareを立ち上げました。

まずは、他の部門と比較して、DXが順調に進んでいるとは言えないバックオフィス領域、特に情シス・人事・総務の領域に関して、普遍的に抱える課題は何かを様々な企業さんのヒアリングをさせていただきました。

すると、どんな業種や規模でも、入退社や異動などの手続きにおいて、ほとんどの企業様がGoogleスプレッドシートやExcelのような表計算ソフトでラストワンマイルの管理をしていることがわかってきたのです。

また、入退社や異動、休職などの管理は、プロジェクトマネジメントする人がいない中で管理されていることもわかってきました。そういった環境の中で、多くの企業においてタスク漏れによる新規入社者の入社体験低下や、チーム同士のコミュニケーション過多による高コスト運用など、様々な課題が見えてきました。そこで、まずは手始めにそれらを解消するためのサービス提供を開始しました。
WorQの概要について教えて下さい。
入退社や産休、異動などを我々は“発令手続き”と呼んでいるのですが、それらにかかる人的工数を大きく削減できることがWorQの特徴です。

先ほどのプロダクト開発の話にも関わってきますが、バックオフィスDXを進めていこうとした時、いきなり何でも全部やれるようにはできないので、我々としてはまず、企業様が大きく普遍的な課題を抱えている領域を足がかりに、様々な問題を解消したいと思いました。

その第一歩として、入退社の煩雑さ、そこにかかっている工数の削減をタスク管理のソリューションで解決していきたいと考えました。

高いITリテラシーを保有しづらいバックオフィス部門のユーザが使いこなせるよう、シンプルで習熟しやすいサービスを提供

WorQの独自性について教えて下さい。
1点目は、バックオフィス部門の方々が使いこなせるシンプルな使い勝手に徹底的にこだわっている点です。

多くの企業様の人事、総務、労務といったバックオフィス部門の方にヒアリングさせていただいて、その方々は総じてITリテラシーがそれほど高くないことが分かりました。

簡単なアンケートを取らせていただいたところ、過半数のご担当者様が1年に1、2回しかプライベートのパソコンに触れないことが確認できました。

また、使いやすいサービスとそうでないものについても聞かせていただいたのですが、うまく使いこなせているサービスが実はほとんどないこともアンケートによって明らかになりました。

ブラインドタッチについても同様です。多くのご担当者が満足のいく速度のブラインドタッチが出来ていないということもわかりました。アンケートによって明らかになったこれらの状況を踏まえて、必ずしもリテラシーが高いとは言えないユーザにきちんと寄り添った「使いこなせるツール」を提供しようと考えるに至りました。

弊社のサービスと同じことができる超高機能な管理ツールは存在しますが、使いこなすには非常に高いリテラシーが必要になります。そのため「何でもできるようで実際には何もできない」という状態になってしまうことも少なくないようです。

また、超高機能な管理ツールは一般的に高額であるため、導入できる企業が限定的になってしまうこともあるようです。

WorQは、PCをプライベートで通常利用しないようなリテラシーの方でも使いこなせるように、可能な限りシンプルな使い勝手となることにこだわっています。顧客からご要望を様々頂く中で、シンプルにし続けることは実は難易度が高いのですが、ユーザの体験が良いものになるよう、日々改善を続けています。

また、入退社や異動などの「バックオフィスで繰り返し行われる業務」に特化した、テンプレートを用いたタスク管理、というのも特徴的です。
営業日での日数管理、すべてのタスクに具体的な日付をかんたんに付与できる仕組み、柔軟なリマインダーの設定などは、
多くのヒアリングの結果の、実運用に寄り添った、他にあまり見ない体験だと自負しています。

2点目は、発令手続きなどのバックオフィス特有の繰り返し業務において、「期限」と「担当者」を明確にしながらタスク管理できるという点があげられます。「期限」と「担当者」が明確化された上で適切なリマインドを受けることが出来れば、堅実に働くタイプの方が多いバックオフィスにおいてタスク漏れというのは本来発生しえません。

我々はその状態を専用テンプレートを用いたり、日数を営業日で管理したり、きめ細かく送られるリマインダーによって実現します。入退社業務をご担当者が受身で仕事していても仕事が回るようにする、という思想でWorQを作っていますが、そのような仕様も他ではあまりないと思います。
どのような方にWorQを使っていただきたいですか。
規模の大小に限らず、入退社・異動・休職等が定期的に発生する企業様に使っていただきたいです。
数名であっても入退社が激しいような企業様であれば、とても便利に使っていただけます。

入退社管理業務がなくなったことで、ワーキングメモリの解放へと繋がった

お客様の代表的な課題とその解決策について教えてください。
代表的な課題は大きく3点あります。

1点目はタスク対応漏れです。
何のタスクをやる必要があるのかを大抵スプレッドシートやExcelで管理をしているのですが、期日がまとまってないことが多いです。タスクが抜け漏れ無いようにするためには担当者と期限が決まっていることがとても大切ですが、期限がなければタスクは抜けてもしかたないと思います。

2点目は、対応漏れがないようにするためにコストがかかること。
例えば、入社日が「入社日の〇営業日前」と書いてあっていても、それが何月何日のことなのか頭で計算し直さなければいけない。

また、計算した期限の管理方法をヒアリングさせていただくと、多くの方はカレンダーに入れたり、ご自身のタスク管理ツールに入れたり、別の方法によってその日付を改めて入力して管理しています。それを思い出しながら仕事しなければならないことが結構負担になるという話をいただくことが多いです。

3点目は、関係者間のコミュニケーションコストが増えてしまうことです。
Slack、Chatwork、Teamsなどで皆さんやりとりしているのですが、部署間でのボールの受け渡し方や運用手法の相違などによって、多くのミスコミュニケーションが発生してしまうこともあります。

多くのご担当者は、入退社業務や休職対応業務に多くの時間をかけたくないと思います。しかし、それでも絶対間違ってはいけない取り組みなので、「これ大丈夫ですか」「どうなってますか」といった過剰とも思えるやりとりをしてしまいます。

このようなやりとりは、情報が可視化されてないことが原因で生まれています。WorQを活用することで、やりとりを見える化でき、5W1Hを整理した状態にすることができます。これにより、必要以上のコミュニケーションが発生しない状態を実現できると考えています。

まずは、人がやらなくても良い業務を自動化していくことを目指す

今後の展望についてお話いただければと思います。
企業内のDXは、最終的にはビジネスの構造変化や業務の高度化を実現していくことを目的にすると言われています。
ただそこに一歩飛び抜けていけるかというとなかなか難しく、DXを実現していくための必要なステップを一つずつ登っていく必要があります。

ステップとしては第一に、アナログデータのデジタルデータ化。第二に業務プロセス全体のデジタル化並びに自動化。第三には業務の高度化とビジネス構造変化です。
我々としてお客様からいただく課題は、まず第一のアナログデータのデジタル化および、第二の業務プロセス全体のデジタル化並びに自動化に集中しています。

先程お話したマーケティングの領域はすでに第三ステップまで進んでいるケースもありますが、バックオフィスは少しずつ第一ステップが進んできていて、第二ステップはこれから、というのが現状です。

我々はまず、第一ステップにおいて、紙やExcelでの管理をWorQでの管理に移行し、デジタルデータとして、きちんと情報を活用できるようにしたいと思っています。

第二ステップにおいては、すでに総務、情シス、人事などで導入されている様々なクラウドサービスと連携することで、それぞれのデジタルデータを用いたうえで、各種入退社業務の自動化を目指します。

「この人、入社するよ」という情報があれば、その後は自動で手続きが完了していくという状態が理想です。
プロダクトのターゲットとなる方へのメッセージをお願いします。
皆さんが抱えている入退社業務の課題は、多くの企業のご担当者様も抱えている共通の課題です。

一方で、多くの方にとって主要業務ではないにも関わらず失敗が許されない非常に難しい立場の業務です。システムで代替可能なことはシステムに代替し、人がやるべきより創造的な取り組みを、我々はサポートしたいと思っています。

2022年4月1日にリリースしたばかりのサービスですが、すでに多くの上場企業やスタートアップ企業、メーカー、教育、運輸、人材、コンサル企業など幅広い企業様にご利用頂いています。

もしご興味をもっていただけましたら、ぜひ一度課題をお聞かせください。ソリューションがマッチするかお試しくだされば嬉しいです。

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この記事を書いた人

Tina

Tina

1990年生まれ、東京都在住のライター。 マーケティングオートメーションやSEO対策に関する記事を中心に幅広い分野の執筆を行う。 英語を得意としており、自身が運営するWebサイトでは英語学習に関する情報発信をしている。これまで10,000本以上を執筆。 現在はUP STORY編集部にてライター・編集に従事。

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